Petje-op-petje-af
Het werken met programma’s, projecten en andere tijdelijke opgaven introduceert verschillende vormen van sturing en invloed én het onderscheid tussen tijdelijke rollen en permanente functies. Iemand heeft tijdelijk de rol van programmamanager, projectleider of opdrachtgever voor een bepaalde opgave en is daarnaast als functionaris bijvoorbeeld beleidsmedewerker of lijnmanager.
Het begrijpen en accepteren van dit onderscheid tussen rollen en functies is een wezenlijk onderdeel voor het succesvol samenwerken in een programma en een project. Ik merk echter dat veel organisaties het nog steeds buitengewoon lastig vinden om dit principe zorgvuldig in de praktijk te brengen en vervolgens het veranderde invloedsspel onvoldoende de ruimte geven om zijn werk te doen.
Het gevolg daarvan is onder meer dat de besluitvorming in een programma of project ontzettend vertroebeld raakt. In plaats dat de operationele lijn van opdrachtgever – programmamanager – projectleider netjes zijn werk kan doen, blijken er ineens allerlei hiërarchische invloeden te worden uitgeoefend die het zorgvuldig uitgestippelde pad doorkruisen. De impact op het programma laat zich raden.
In ons hoofdstuk Organiseren schreven we hierover twee, hoopte ik althans, heldere passages:
- Onderscheid tussen operationele, functionele en hiërarchische invloed
- Onderscheid tussen tijdelijke rollen en permanente functies
Omdat ik het zo vaak tegenkom dat het rollenspel in programma's niet tot volle wasdom komt doordat deze twee onderscheiden niet doorleefd worden, wil ik ze hier nogmaals onder de aandacht brengen.
Natuurlijk, het vraagt ook veel van alle betrokkenen, want heeft een hoge mate van petje-op-petje-af: praat ik nu met je in de rol van … of in de functie van …? Zeker naarmate de rollen van de programmamanager, projectleider of opdrachtgever meer tot permanente functies verheven worden, vervagen ook de principes die eraan ten grondslag liggen. Reden te meer om het steeds weer onder de aandacht te brengen: we wilden nu eenmaal projecten en programma's omdat we iets ánders nodig hebben om die opgaven voor elkaar te krijgen.
Laten we er dan ook naar handelen!