Tijd voor batenmanagement?
Gisteren had ik twee interessante gesprekken over batenmanagement in programma's. Één met een programmadirecteur en een projectleider baten bij een groot ziekenhuis en één met een advies c.q. facilitator voor programma's bij een (grote) gemeente waarin dat ziekenhuis ligt. En hoewel het in beide gesprekken over batenmanagement ging, bleken de gekozen aanpakken en de ervaringen daarmee in de praktijk totaal verschillend.
Wat is batenmanagement?
'Batenmanagement is het geheel van managementactiviteiten waarmee je zorgt dat een investering optimaal positieve – financiële of niet-financiële – effecten oplevert', aldus de PMWiki op basis van verschillende bronnen. 'Batenmanagement is toepasbaar op afzonderlijke projecten (c.q. veranderprogramma's), op het geheel van projecten van een organisatie, maar ook op de lijnactiviteiten van een organisatie of op (veranderingen in een) keten van organisaties. Met name in de publieke sector gebruikt men in plaats van de term batenmanagement ook wel de term effectsturing.'
'De gedachte achter batenmanagement is dat investering in verandering alleen maar zin heeft als deze leidt tot realisatie van de uiteindelijk beoogde positieve effecten, de baten: bijvoorbeeld grotere veiligheid, lagere schooluitval, grotere winstgevendheid. Juist deze effecten krijgen vaak te weinig aandacht doordat men zich concentreert op het binnen tijd en planning opleveren van tastbare producten en het doorvoeren van veranderingen in organisaties. Batenmanagement helpt om iedere fase van de levenscyclus van een investering – idee, scopebepaling, ontwerp, realisatie, gebruik/operatie, verwijdering – af te stemmen op het realiseren van optimaal positieve effecten.'
In onze aanpak hebben we dit onderwerp verdeeld over de thema's programmeren (bepalen van de inhoud) en besturen (sturen op de realisatie van die inhoud).
Batenmanagement in het ziekenhuis
Binnen het ziekenhuis is een aparte projectleider baten opgenomen in de (overigens grote, 500 man sterke) programmaorganisatie. Haar rol is het om, met een aantal teams, te expliciteren wat de mogelijke baten van het programma zijn en die ook wetenschappelijk te onderbouwen: hoe dragen de activiteiten bij aan de beoogde baten? Gegeven de aard van de organisatie geen sinecure, want hoogopgeleide professionals in een ziekenhuis laten zich natuurlijk niet zomaar allerlei baten aansmeren. Desondanks was zij erin geslaagd om sponsoren voor de baten te vinden en om de baten zelf ook aannemelijk en gedragen te maken.
Batenmanagement in de gemeente
Hoe anders de situatie in de gemeente. Met het nodige gesteun en gekreun waren daar DINnen tot stand gekomen voor de gebiedsgerichte programma's, waarbij de aandacht toch vooral uitging naar de activiteiten en tastbare resultaten, vooral bij de bestuurders. Vooruit, ook de ER-doelen waren bepaald, maar SMART-doelen (lees: baten): ho maar! 'Te expliciet, te ingewikkeld, te veel gedoe.' Veel energie is tegelijkertijd vanuit het concern gestoken in het bepalen van indicatoren die elke twee jaar worden gemeten. Maar eigenlijk heb je daar niet zoveel aan als je niet expliciteert hoe activiteiten, effecten en indicatoren samenhangen.
Een ziekenhuis is geen gemeente
Natuurlijk, een ziekenhuis is iets anders dan een gemeente. De relatie tussen activiteiten en effecten is binnen een ziekenhuis wellicht makkelijker te leggen dan bij een gemeente, onder meer vanwege de vele externe invloeden bij een gemeente. Maar fascinerend vind ik vooral de compleet verschillende aandacht en ingezette tijd voor het komen tot concrete doelen en het relateren van inspanningen daaraan. Begrijp me goed, ik ben geen SMART-fetisjist en ik geloof er ook niet in dat causale verbanden altijd te leggen zijn, zeker niet. De ziekenhuisaanpak zal dan ook niet zomaar bruikbaar zijn bij de gemeente. Maar toch zie ik hier nog wel wat mogelijkheden om winst te behalen. Maar dan moeten die bestuurders dat wel willen.
Hoezo trouwens baten'management'?
Wat ik me trouwens afvraag, is waarom batenmanagement eigenlijk batenmanagement wordt genoemd. Je zou verwachten dat degene die iets managet, de batenmanager, ook verantwoordelijk is voor de realisatie daarvan. In het geval van het ziekenhuis, en volgens mij breder binnen deze stroming, ligt de realisatie van de baten echter 'in de lijn' en wordt het de lijn daarbij vooral makkelijker gemaakt. Ik zou zeggen, noem het dan batenfacilitering of iets dergelijks. Net zoals een programmamanager die alleen maar coördineert zichzelf ook geen programmamanager zou moeten noemen, maar daarover later meer.
Per programma bepalen
Het bewijst maar weer eens dat er geen one-size-fits-all aanpak van programma's is, en ook niet voor zoiets als batenmanagement. Nemen 'we' het programmatisch werken echter serieus, dan kunnen we niet volstaan met optimistische actielijstjes zonder een koppeling met waar dat allemaal toe moet leiden en zonder enige vorm van sturing daarop. De opdrachtgever en de programmamanager moeten echter per keer samen bepalen hoever ze hierin willen gaan en derhalve welke vorm van programmamanagement ze inzetten.
Heb jij ervaringen met batenmanagement in de praktijk, laat het me weten. Ik ben benieuwd!