Programmamanagement bestaat uit 8 thema’s
In onze kijk op programmamanagement (PGM) onderscheiden we acht thema’s: kiezen, programmeren, besturen, beslissen, organiseren, samenwerken, leidinggeven en ontwikkelen. Aan de hand van deze thema’s kun je een programma stevig vormgeven en aanpakken. Bovendien kennen we de levensloop van programma’s vier verschillende stadia toe: een oriëntatie-, opbouw-, uitvoerings- en afbouwstadium. In elk stadium komen veel van de thema’s terug en krijgen daar een invulling.
Ieder programma vraagt een andere inzet van de thema’s en stadia. Soms zijn veel aspecten bruikbaar, soms zijn enkele al voldoende. Het is dus belangrijk je af te vragen welke onderdelen relevant voor jouw programma zijn.
Kiezen: keuze maken voor programma’s als aanpak
Bij het thema kiezen gaat het om de keuze voor een bepaalde aanpak gegeven de opgave die voorligt en de onderbouwing voor de programma-aanpak, wanneer daar de keuze op valt. Wat verwacht je van een programmatische aanpak en waarom is dat de best passende manier van werken bij de betreffende opgave? Bij welke benadering (methode) van programmamanagement voel je je het meeste thuis? Hoe geef je de stadia van het programma vorm en in het bijzonder de oriëntatie en opbouw?
Programmeren: vormgeven en bijstellen van inhoud en aanpak
De kern van een programma is natuurlijk de inhoud en in het bijzonder de doelen en baten die gerealiseerd moeten gaan worden. Het thema programmeren draait om het geheel van werkzaamheden, dat gericht is op het in beeld brengen van die inhoud: de visie, strategie, doelen, baten, inspanningen en middelen. De vragen die daarbij centraal staan:
- waartoe starten we dit programma (visie: historie, context, aanleiding, ambitie)?
- hoe kijken we naar de opgave of het vraagstuk en wat zijn de uitgangspunten en overtuigingen die ten grondslag liggen aan onze aanpak van het programma (strategie)?
- wat willen we concreet bereiken, hoe gaan we dat doen, wat hebben we daarvoor nodig en hoe hangt dat alles met elkaar samen (doelen, inspanningen, middelen, afbakening, condities)?
Kortom, alle werkzaamheden in dit thema gaan over het scherper krijgen van de opgave en de aanpak. De focus daarbij ligt op de doelen en baten waarop tijdens het programma gestuurd zal worden. Het proces van programmeren en herprogrammeren speelt in alle stadia, omdat de aanpak stap voor stap concreter wordt en herijkt wordt in het licht van wijzigende omstandigheden.
Besturen: plannen, bewaken en bijsturingsmaatregelen nemen
Gedurende het programma monitor je of het programma op de goede weg is en hou je in de gaten welke ontwikkelingen de voortgang beïnvloeden. Dit is een continue activiteit gedurende alle stadia. Weten hoe het programma ervoor staat en waar je met elkaar heen wil is daarbij overigens niet voldoende. Je hebt ook maatregelen nodig om tijdig en gericht te kunnen interveniëren als het programma anders lijkt te gaan verlopen dan bedacht.
Het derde thema is dan ook het besturen van het programma. Dat heeft betrekking op het geheel van activiteiten, dat gericht is op het in beeld krijgen op de stand van zaken, het vergelijken daarvan met het plan en het op basis daarvan nemen van maatregelen. Het gaat dus niet om het uitvoeren van de inhoudelijke activiteiten of het leidinggeven aan de programmaorganisatie. Het besturen zorgt ervoor dat het programma goed blijft verlopen, zodat de doelen en baten uiteindelijk tot stand komen.
Beslissen: besluiten nemen over doorgaan, wijzigen of stoppen
Bij programma’s zijn er veel momenten waarop beslissingen worden genomen, op allerlei niveaus en over allerlei kwesties. Denk aan het starten, doorgaan, aanpassen en stoppen van het programma als geheel, het herprioriteren en bijsturen van inspanningen en het bijstellen van doelen. Een programma kent doorgaans veel betrokkenen, binnen en ook buiten de organisatie, die op enigerlei manier invloed (willen) hebben op de besluitvorming erover.
Het vierde thema, beslissen, gaat over het geheel van werkzaamheden, waarmee de beslissers over het programma, of de onderdelen daarbinnen, in staat worden gesteld zo goed mogelijke besluiten te nemen over de manier van doorgaan, wijzigen of stoppen van het programma. Dit thema dient onder meer te voorkomen dat blindelings, onnodig of op de verkeerde manier doorgewerkt wordt, zonder dat is gekeken naar voortgang, draagvlak, ontwikkelingen in de omgeving en dergelijke.
Organiseren: vormgeven en inrichten van de programmaorganisatie
Om de doelen in een programma na te streven, gaan mensen uit verschillende organisatieonderdelen of zelfs organisaties met elkaar aan de slag in allerlei activiteiten. Dat doen ze in een tijdelijk samenwerkingsverband, dat gedurende de looptijd regelmatig kan veranderen. De kans is groot dat ze nog niet eerder met die groep op die manier samengewerkt hebben. Bovendien kan het zijn dat betrokkenen voor het eerst in een programma werken. Er is dus aandacht nodig voor hoe dit goed te doen.
We hebben het dan over het vijfde thema, organiseren. Hieronder verstaan we het geheel van werkzaamheden, dat gericht is op het regelen en verdelen van de rollen, taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden binnen de programmaorganisatie, de relatie met de permanente organisatie en de verhouding met de actoren in de omgeving. We scharen hier ook het inrichten en (in)regelen van de benodigde systemen, infrastructuur, werkplekken, en dergelijke onder.
Samenwerken: invulling geven aan relaties en communicatie
Bij programma’s zijn veel mensen betrokken. De doelen overstijgen de grenzen van een team, afdeling of zelfs de organisatie en vragen een bijdrage van mensen uit allerlei disciplines. Programma’s floreren bij goede relaties en communicatie tussen die mensen. Daar waar het thema van organiseren ingaat op de formele en informele inrichting van de programmaorganisatie, draait het bij het thema samenwerken om de vraag wat die inrichting doet stromen.
Het thema samenwerken betreft het geheel van werkzaamheden van de betrokkenen dat erop gericht is in gezamenlijkheid, afstemming en regelmatige interactie de baten en doelen van het programma tot stand te brengen. Veel aandacht gaat hierbij uit naar het creëren van begrip tussen alle betrokken spelers en het verbinden van verschillende achtergronden, percepties, belangen, behoeften en kwaliteiten. Wij scharen hier ook alle activiteiten op het gebied van communicatie onder.
Leidinggeven: aansturen van de mensen die betrokken zijn
Het zevende thema is dat van leidinggeven. Hierbij gaat het specifiek om de leidinggevende rol van de programmamanager. De manier waarop die rol wordt ingevuld kan sterk verschillen tussen programma’s en zelfs tijdens de uitvoering van een programma andere vormen aannemen. Bij dit thema draait het vooral om de keuze voor een passende stijl en de invulling van de rol als programmamanager, in verhouding tot de andere betrokkenen, en om het omgaan met macht en invloed.
Er is niet één beste organisatievorm en er is ook niet één beste stijl van leidinggeven. Elke stijl heeft voor- en nadelen. De keuze is onder meer afhankelijk van de soort mensen, de soort opgave, de urgentie ten aanzien van het bereiken van de doelen en de acceptatie van programmatisch werken. Maar ook van de bereidheid bij managers invloed af te staan, het stadium waarin het programma zich bevindt, de competenties van de programmamanager, en dergelijke. De manier van invulling van zijn leidinggevende rol bepaalt in belangrijke mate wel de effectiviteit van de programmamanager.
Ontwikkelen: steeds beter worden in het doen van programma’s
Het achtste thema, ontwikkelen, richt zich op het steeds beter worden in het doen van een specifiek programma en van programma’s in het algemeen. Dat kan bijvoorbeeld ondersteund worden met regelmatige reviews. We zien dat er in programma’s veel geleerd wordt, maar dat die leerervaringen niet altijd opgevangen en gebruikt worden. Alle focus is gericht op de uitvoering. Wij zien echter veel mogelijkheden om het leren en ontwikkelen van mensen hier een plek te geven.
Dat leren en ontwikkelen staat niet alleen ten dienste van het onderhanden programma, maar ook van de toekomst van de betrokkenen zelf en van de organisatie. Een deel van de activiteiten van de programmamanager zou dan ook gericht moeten zijn op het ondersteunen van dit proces. Het thema ontwikkelen betreft alle activiteiten die te maken hebben met het verbeteren (professionaliseren) van de manier waarop in de organisatie aan programma’s gewerkt wordt.
Elk thema is apart en uitgebreid beschreven in de verschillende hoofdstukken van Werken aan Programma’s.