Wat is programmamanagement?
Over wat programmamanagement wel en niet is, leven verschillende beelden. In de praktijk worden er ook uiteenlopende invullingen aan gegeven. In ons boek Werken aan Programma’s geven we een heldere beschrijving van de essenties van het vak en wat de plek is van programma’s in organisaties en in de samenwerking tussen organisaties.
Wat is een programma?
Wij hanteren we deze definitie: een programma is een tijdelijke manier van samenwerken aan een veranderopgave, die een organisatie (of een samenwerkingsverband) in staat stelt bepaalde baten (effecten van veranderingen) tot stand te brengen en daarmee een of meer organisatiedoelen te verwezenlijken.
Programma’s kunnen een krachtig vehikel zijn om organisaties te helpen ingewikkelde veranderingen tot stand te brengen en daarmee bij te dragen aan het nastreven van een of meerdere doelen. Ze passen goed bij deze tijd van grote veranderingen en uitdagingen. Denk aan opgaven rond veiligheid, wonen, duurzaamheid, energietransitie of digitale transformatie, om er maar een paar te noemen. Het zijn stuk voor stuk opgaven die niet te realiseren zijn met een enkel project, die een staande organisatie ‘er even bij doet’ of waar je al experimenterend en uitproberend in verder komt, maar die wat meer vragen dan dat.
Een programma is dus eerst en vooral een doelgerichte en planmatige manier van (samen)werken aan een verandering. Iets een programma noemen is daarbij niet zo ingewikkeld en ook niet zo spannend. Waar het om gaat, is dat je consequenties verbindt aan de keuze om programmamanagement toe te passen. Wat ga je dan anders doen dan normaal en waarom is dat slim? Eén van die consequenties is dat de betrokkenen expliciet maken welke doelen ze willen nastreven, welke (verander)strategie ze hanteren om die doelen te bereiken en wat het vraagt van de mensen die aan het programma meewerken.
Iets ís niet een programma, je maakt het
Iets ís niet van zichzelf een programma, je besluit met elkaar om van een opgave een programma te máken. Dat doe je als die aanpak past bij het vraagstuk, de organisatie en de mensen. Dat betekent dat allerlei opgaven zich ervoor lenen. In plaats van een programma kun je echter ook voor andere manieren van werken kiezen, ieder met voor- en nadelen. Soms is het veel beter om voor een project- of procesaanpak te kiezen of al experimenterend te werk te gaan.
Het heeft dus ook niet zoveel zin om te vragen of iets een programma is of niet. Relevanter is een vraag: leent deze opgave zich voor een programmatische aanpak? En zelfs die vraag is niet eenduidig met ja of nee te beantwoorden. Er zijn namelijk hele verschillende manieren waarop je een programma kunt vormgeven en aanpakken. Het gaat er vooral om dat je duidelijk maakt wat je met elkaar anders gaat doen door het inzetten van programmamanagement.
Projecten en programma’s delen diverse kenmerken. Ze zijn beide tijdelijk en uniek. Het belangrijkste verschil is echter dat je met een project een (maakbaar) product maakt, dat je nodig hebt om bepaalde baten te realiseren. Een programma is gericht op achterliggende (organisatie)doelen en het verwezenlijken van een visie. Een programma is dan ook méér dan een optelsom van projecten of een groot project, ook al wordt dat nog vaak gedacht.
Wat is programmamanagement?
Programmamanagement is het zodanig aansturen van een programma dat de doelen dichterbij komen op een manier die aansluit bij de behoeften en verwachtingen van de betrokkenen. Het draait daarbij voortdurend om het professioneel afwegen wat je wel en niet doet om van de opgave een succes te maken.
Wij onderscheiden in onze benadering acht thema’s die daarbij aandacht vragen: kiezen, vormgeven, organiseren, sturen, beslissen, samenwerken, leiden en ontwikkelen. In elk stadium komen de thema’s terug en krijgen daar een specifieke invulling. In Werken aan Programma’s kennen we programma’s vier stadia toe, namelijk het verkennings-, opbouw-, uitvoerings- en afbouwstadium. Het uitvoeringsstadium kent meerdere, kortere cycli waarin je iteratief en incrementeel werkt aan de realisatie van de opgave.
Aan de hand van deze thema’s, stadia en cycli kun je een programma concreet vormgeven en uitvoeren. Door elk thema aandacht te geven, weet je of je aan alles hebt gedacht. Per opgave doet je dat opnieuw en fris van de lever, want ieder programma vraagt om een andere inzet van de aanpak die wij beschrijven. Toegesneden op die specifieke situatie, met de mensen daarbij betrokken zijn, op dat specifieke moment in de tijd.
Soms zijn veel onderdelen bruikbaar, soms zijn enkele al voldoende. Wij willen je er vooral niet toe aanzetten om elke stap ‘volgens het boekje’ te doen. Het is cruciaal dat je je eigen gedachten laat gaan over welke onderdelen relevant zijn in een bepaalde situatie en welke niet. Het is geen eenduidige receptuur, maar proefondervindelijk ontdekken, reflecteren en bijstellen.