Programmareview

Programma’s verlopen zelden op de manier zoals vooraf bedacht. De omstandigheden zijn daarvoor gewoonweg te veranderlijk. Een open deur natuurlijk. En toch is stevige, tussentijdse reflectie op zo’n opgave met de belanghebbenden nog zeker geen gemeengoed in de praktijk van veel organisaties. Hoewel de theorieboeken vol staan van het belang van regelmatige reviews en evaluaties op het verloop van programma’s: wij zien dit in de praktijk nog maar weinig goed gebeuren. Vaak wordt de tijd er niet voor genomen en daarmee blijven veel lessen liggen. Daar is dus nog een hele wereld in te winnen en daar dragen we graag aan bij door het uitvoeren van goede reviews.

Samen met een aantal partners – NOVAIM, Good Work Company, TwynstraGudde en Jo Bos & Co – hebben we de “Project en Programma Review” ontwikkeld, een werkwijze en instrument om op een snelle en doelmatige manier een foto van een specifiek programma of project te maken en gericht verbeteringen aan te brengen. Zo’n review geeft ook leerpunten voor een volgende opgave en voor het ontwikkelen van programmamanagement breder in een organisatie.

Onderdeel ervan is een handige, online scan waarmee je op een snelle en doeltreffende manier in kaart brengt welke beelden betrokkenen hebben bij een specifiek programma én wat concrete verbeterpunten zijn voor de uitvoering ervan. In de scan reageren de mensen die direct met het programma te maken hebben online op een lijst met 50 stellingen. Die zijn geformuleerd op basis van jarenlange expertise met programma’s en betreffen die factoren die in onze ervaring het verschil maken tussen programma’s die slagen of falen.

Samengevat is dit terug te brengen tot 5 categorieën: zingeving, eigenaarschap, aanpak, kernteam en sturing.

• Zingeving is het antwoord op de vraag “waarom doen we dit ook alweer”. Als het niet klip en klaar is, waarom er iets moet gebeuren, gaat het niet lukken.
• Programma’s vragen om eigenaarschap. Dat eigenaarschap ligt met name bij de programma-eigenaar (opdrachtgever) en de opdrachtnemer (programmamanager) en hun onderlinge samenwerking.
• Een reële aanpak met een haalbare tijdslijn en onderbouwing, creëert geloof in een organisatie, geloof in dat het kan gaan lukken en dat is broodnodig voor het succes.
• Elk programma heeft een kernteam, dat de drager van succes is. Dat team inspireert en zorgt voor de nodige energie om tot een goed einde te komen.
• Sturing is een hygiënefactor: het is vanzelfsprekend dat het goed is ingericht en wordt nageleefd, al ziet niet iedereen direct alle voordelen.

De resultaten van de scan worden in diverse beelden weergegeven. In deze beelden wordt duidelijk waar de respondenten hoog scoren, waar laag, hoe verschillende groepen (bijvoorbeeld mensen in het team, programma-eigenaar, gebruikers) eensluidend of juist verschillend aankijken tegen het programma. Het invullen van de scan is onderdeel van een werkwijze, waarin bijvoorbeeld ook verdiepende interviews, groepsgesprekken en review van documentatie een rol kunnen spelen. Vanzelfsprekend is de scan geen doel op zich, maar hij voedt wel het gesprek over de opgave.

Interesse? Neem dan vooral eens contact op of download de brochure, dan nemen we je mee in de mogelijkheden en toepassing.