Vragen en antwoorden
Wij komen regelmatig dezelfde vragen tegen over programma’s en programmamanagement. Hieronder hebben we een aantal van die vragen beschreven, inclusief onze antwoorden. Je leest er uiteraard veel meer over in onze boeken.
Wat is een programma?
In onze optiek is een programma een tijdelijke manier van samenwerken aan een veranderopgave, die een organisatie (of een samenwerkingsverband) in staat stelt bepaalde baten (effecten van veranderingen) tot stand te brengen en daarmee een of meer organisatiedoelen te verwezenlijken.
Wat maakt een programma anders dan een project?
Een project is een tijdelijke manier van samenwerken, gericht op het realiseren van een concreet product dat door zijn gebruik eraan bijdraagt bepaalde baten of effecten te behalen. Meestal is dat product ingewikkeld van aard, zoals een metrotunnel, een machine, een gebouw, een congres of een informatiesysteem. Dat product zelf is natuurlijk niet het doel. Het draagt bij aan effecten als een betere bereikbaarheid in een bepaald gebied of lagere kosten van een productieproces. Bij projecten probeer je vooraf en tussentijds helder te krijgen wat het beoogde product en de deel- of tussenproducten moeten zijn, welke baten (effecten) je daarmee nastreeft en wat ervoor moet gebeuren om dat voor elkaar te krijgen.
Een (groot) project is dus echt iets anders dan een programma. Een project is een maakklus, een programma een veranderopgave. Een project kan onderdeel zijn van een programma, maar een programma bestaat niet alleen uit projecten. Een project is te plannen en te beheersen en het product is in zekere zin te beloven. Bij een programma zijn de onvoorspelbaarheid, onzekerheid en ambiguïteit rond de opgave vaak hoog en dat maakt plannen en beheersen een stuk lastiger. Bij programma’s hebben we het dan ook liever over ‘sturen’ dan ‘beheersen’, als het gaat om het managen van de opgave.
Waarom is er dan zoveel verwarring over projecten versus programma’s?
Dat heeft er onder meer mee te maken, dat we in ons dagelijks spraakgebruik niet zo zuiver zijn over begrippen als resultaat en doel en over wat we precies willen realiseren. Ook gebeurt het regelmatig dat ‘iets’ (een opgave) een project of programma wordt genoemd, maar dat er vervolgens geen consequenties aan worden verbonden voor wat betreft de aanpak. Opdrachtgevers hechten doorgaans niet zoveel waarde aan een zuiver onderscheid tussen deze manieren van werken. Dan blijven de woorden project en programma holle begrippen en kan alles zo genoemd worden zonder dat het iets betekent.
Wat maakt een programma anders dan een proces?
Een proces (of procesaanpak of procesregie) is dan een tijdelijke manier van samenwerken, erop gericht een idee te ontwikkelen en overeenstemming te bereiken tussen mensen en partijen. Het is een aanpak die je bijvoorbeeld inzet bij het verkennen van een project of programma, het smeden van een samenwerking of in besluitvorming. Het richt zich op de dynamiek en beweging die daarbij komen kijken. Het begin van een programma vertoont veel kenmerken van een proces. Een proces kan ook een bijdrage leveren in een programma en een programma kan meerdere processen omvatten.
Bij welk soort opgaven past de programma-aanpak?
De programma-aanpak is zinvol voor ingewikkelde veranderopgaven. Bijvoorbeeld wanneer bepaalde doelen niet of onvoldoende tot stand komen zolang de betrokkenen blijven doen wat ze doen. Het gaat dan niet om een aanpassing in de werkwijze van één bepaald team in de organisatie. Dan schiet je met een kanon op een mug, zo’n vraagstuk kun je beter door het team zelf laten oplossen. Het gaat om iets wat meer vraagt: het (door)ontwikkelen van bepaalde (organisatie)vermogens die nodig zijn om bepaalde doelen wél dichterbij te brengen en die de grenzen van teams, afdelingen of zelfs organisaties overstijgen. Denk aan het samenwerkend vermogen, innovatief vermogen, adaptief vermogen of realisatievermogen. Die zijn niet toe te wijzen aan één afdeling, maar raken een organisatie meer in de breedte. Vermogens kunnen ook een concreet karakter hebben, zoals een nieuwe afdeling schuldhulpverlening, een doorontwikkeld klantcontactcenter of bepaalde fysieke infrastructuur (zoals een brug, gebouw of warmtenet). Allemaal zaken die kunnen helpen bij het nastreven van bepaalde doelen, zoals minder mensen in armoede, een hogere klanttevredenheid, betere bereikbaarheid van een regio, of een lagere CO2-uitstoot.
Wat gaat er anders als je iets programmatisch aanpakt?
De programma-aanpak past niet bij elk vraagstuk of elke soort opgave. Soms is het echt beter om bijvoorbeeld (eerst) te kiezen voor de project- of procesaanpak. Wij onderscheiden een aantal kenmerken van opgaven waarvoor de programma-aanpak zinvol is. Herken je deze kenmerken niet of minder in je eigen opgave, dan is het waarschijnlijk slimmer te kiezen voor een andere benadering:
- Doelgericht. Een programma is erop gericht bepaalde organisatiedoelen dichterbij te brengen. Als die wens er niet is, en er bijvoorbeeld alleen de behoefte is om te sturen op een set initiatieven, dan heeft de programma-aanpak weinig toegevoegde waarde. Hier zit tegelijkertijd ook vaak de weerbarstigheid, omdat het niet zo eenvoudig is die doelen scherp te stellen.
- Tijdelijk. Een programma is een tijdelijke hulpstructuur en heeft dus een begin en einde. Wat tijdelijk is, is minder makkelijk te zeggen dan bij projecten. Het is een keuze om op enig moment te stoppen, bijvoorbeeld omdat de organisatie zonder de hulpstructuur verder kan. Een programma beslaat al snel meerdere jaren en heeft ook enige tijd nodig om goed op gang te komen.
- Samenhangend. Een programma is een samenhangend geheel. Als er geen behoefte is aan sturing op die samenhang en op samenwerking, dan is de programma-aanpak niet zinvol. Sterker nog, een programma kan dan eerder worden gezien als ballast en bureaucratie. Kies dan bijvoorbeeld voor losse projecten met verschillende projectmanagers.
- Verandering. Een programma ondersteunt een beweging, verandering of ontwikkeling. De huidige manier van werken, de huidige oplossingen of de beschikbare vermogens zijn niet meer toereikend om bepaalde organisatiedoelen te realiseren. Gaat het om kleine verbeteringen in bestaande werkprocessen, dan kun je die beter in de staande organisatie laten uitvoeren.
- Gecompliceerd en ambigu. De opgaven waarvoor je de programma-aanpak inzet, hebben meestal een gecompliceerd en ambigu karakter. Het onderliggende probleem of vraagstuk is vaak onhelder en verschuift gaandeweg. De belangen lopen uiteen. Het kan behoorlijk onduidelijk zijn wat effectieve interventies zijn. En er spelen vaak veel ontwikkelingen omheen.
- Grensoverstijgend. Een programma gaat over grenzen binnen een organisatie (afdelingen) of tussen organisaties (hele organisaties of afdelingen van verschillende organisaties) heen. Het vraagt betrokkenheid van verschillende disciplines. Meestal is één manier van denken, kijken en handelen onvoldoende. Je moet diverse perspectieven afwegen en integreren om echt verder te komen. Dat vraagt dus ook openstaan voor andere invalshoeken en oplossingen.
- Contextspecifiek. Programma’s zijn contextspecifiek van aard. De aanpak stem je af op de kenmerken van de context: de organisatie, de betrokkenen, het ambitieniveau, et cetera. Dezelfde soort opgave, bijvoorbeeld rond duurzaamheid of veiligheid, vraagt in de ene organisatie iets anders dan in de andere organisatie. Elk programma vraagt dan ook maatwerk.
Wat zijn de elementen waaruit programmamanagement bestaat?
Onze aanpak voor programmamanagement bestaat uit 8 thema’s en 4 stadia. Dit zijn de bouwstenen om de benadering van een specifiek programma mee uit te werken. De 8 thema’s zijn: kiezen, vormgeven, organiseren, sturen, beslissen, samenwerken, leiden en ontwikkelen. De 4 stadia zijn: verkennen, opbouwen, uitvoeren en afbouwen. We raden je af om klakkeloos onze aanpak te volgen. Je zult zelf moeten nadenken over wat je programma nodig heeft en wat daarbij uit onze aanpak behulpzaam is. Zie het als een gereedschapskist met instrumenten.
Voor welke vragen sta ik als ik overweeg te kiezen voor programma’s?
Wij adviseren een keuze voor de programma-aanpak niet al te lichtzinnig op te vatten. Zomaar wat vragen waar je vooraf eens over zou moeten nadenken:
- Wat zijn onze strategische prioriteiten of opgaven?
- Over welke opgave hebben we het precies? En waarom is het belangrijk die nu op te pakken?
- Hoe ziet de huidige situatie eruit en wat vormt de aanleiding om in actie te komen?
- Welke aanpak past daarbij dan het best, gegeven de diverse mogelijkheden (project, et cetera)?
- Hoe verhouden we ons persoonlijk tot deze opgave? Hoe raakt het ons?
- Waarom kan de staande organisatie dit niet zelf aan en hebben we iets extra’s nodig?
- Als we kiezen voor een programma-aanpak, volgens welke benadering doen we dat dan?
- Wat leren we van eerdere en andere programma’s of eerdere interventies op dit terrein?
Wat zijn achterliggende principes van programma’s?
Het hanteren van principes kan het verschil maken tussen programma’s die beter en minder goed gaan. Deze uitgangspunten zijn bepalend bij de keuzes die je maakt voor een bepaalde aanpak in een specifiek programma. Oftewel: waarom werken we zoals we werken? Wat vinden wij dan professioneel? Die principes, en de gezamenlijke beslissing om die als vertrekpunt te nemen, helpen om stevig te staan als je vragen krijgt over je aanpak. In Werken aan Programma’s hebben we de volgende principes beschreven:
- Sturen vanuit visie en doelen boven sturen op inspanningen
- Eigenaarschap aanboren boven opdrachten geven
- Belangen verbinden boven belangen vertegenwoordigen
- Expliciet maken boven impliciet laten
- Balans vinden tussen leren en presteren boven focussen op presteren
- Integriteit rondom besluitvorming boven inhoud van besluiten
- Werken met het eind voor ogen boven het programma in stand houden
Elk principe is, in navolging van het Agile Manifesto (2001), geformuleerd in termen van ‘dit boven dit’. Daarmee geven we aan welke keuze wij maken op facetten waar in de praktijk vaak spanning op zit (of waarop in de uitwerking ervan spanning kan komen.