De meetmaatschappij: meet met mate
Berend van der Kolk schreef het boek De Meetmaatschappij (2021), over wat meten in organisaties met ons doet. Wanneer doen metingen meer kwaad dan goed? En hoe kan het anders? Wat mij betreft zeker het lezen waard voor bijvoorbeeld project- en programmamanagers, hun opdrachtgevers en bateneigenaren, omdat het zicht geeft op (vooral) de keerzijde van het meten van prestaties en hoe daarmee om te gaan.
In de kern bevat het boek geen nieuwe boodschap (zie bijvoorbeeld ook het boek Key Performance Illusies van Coen de Bruijn). Maar het is wel goed om bewust te blijven van de keerzijde van metingen in organisaties, projecten en programma’s, om te voorkomen dat we allerlei metertjes blijven hanteren of nieuw introduceren die zinvol lijken, maar ook (vaak) ongemerkt allerlei bijwerkingen krijgen die we niet bedoeld hadden.
“Een doorgeslagen gerichtheid op het verbeteren van een indicator gaat dikwijls ten koste van allerlei belangrijke aspecten die níét gemeten worden. Indicatorisme vindt plaats op allerlei manieren en is een van de schadelijkste en meest in het oog springende bijwerkingen van meetpraktijken.” Van der Kolk onderscheidt vijf typen indicatorisme:
- Het uitvoeren van makkelijke, indicator verbeterende taken
- Het vermijden van moeilijke, indicator verslechterende taken
- Het verbeteren van een indicator voor de korte termijn ten koste van langetermijndoelen
- Het negeren van taken die niet in een indicator zijn opgenomen
- Het manipuleren of frauderen om een indicator te verbeteren
Uit onze eigen praktijk, in werk en privé, kennen we hier allemaal wel voorbeelden van. Het lastige – en tegelijkertijd paradoxale – met doelen en hun indicatoren, is dat ze vaak als een doel op zichzelf worden gezien, zo houd ik project- en programmamanagers vaak voor. Je kunt er niet mee en niet zonder. Ontbreken ze, dan is het niet eenvoudig richting te bepalen en te beoordelen of je goed op weg bent. Maar neem je ze te serieus, dan verlies je de (negatieve) bijwerkingen uit het oog en neemt de kans op indicatorisme toe, zeker wanneer we beloningen (of straffen) verbinden aan het al dan niet behalen van de prestatie.
Van der Kolk reikt zeven tips aan voor een gezondere meethouding:
- Meet met mate: meet niet te veel, maar ook niet te weinig, en dat is een zoektocht naar het gulden midden die om praktische wijsheid vraagt. Vul kwantitatieve informatie aan met kwalitatieve informatie (uit bijvoorbeeld verdiepende gesprekken of meer verhalende documentatie).
- Houd rekening met de context: waar in de ene organisatie prestatieindicatoren prima kunnen helpen om iets in beeld te brengen, hebben ze in een andere omgeving vooral een negatieve invloed, bijvoorbeeld omdat allerlei andere informatie buiten beeld blijft. Vraag je dus af wat in jouw context helpt.
- Verlies het doel niet uit het oog: blijf jezelf afvragen waar het nu in de kern om gaat en hoe indicatoren en metingen helpen ergens zicht op te krijgen. Zitten bepaalde metingen en meetinspanningen het hogere doel juist in de weg, stop er dan mee (of begin er niet aan). Kortom, waarom meten we dit?
- Doe het samen: ontwerpen metingen en meetsystemen samen met de mensen die eraan ‘onderworpen’ worden. Medewerkers weten vaak goed wat belangrijke aspecten zijn om in de gaten te houden, het kan motiverend werken, en het brengt het gesprek op tafel over wat wel en niet beïnvloedbaar is.
- Stel diversiteit en balans voorop: wees selectief in het aantal indicatoren en zorg ervoor dat er balans is tussen de verschillende aspecten die gemeten worden. Denk bijvoorbeeld aan lange termijn vs korte termijn, oorzaken vs gevolgen, financieel vs niet financieel, prestatie vs proces, etc.
- Wees flexibel: zorg ervoor dat het meetsysteem flexibel is en ook zo gehanteerd wordt. Als iets gemeten wordt dat niet meer van belang is (bv door veranderende omstandigheden) of wanneer er (te veel) negatieve bijwerkingen ontstaan, pas het systeem dan aan. Dat vraagt alertheid op die bijwerkingen.
- Zie cijfers als startpunt, niet als eindpunt: uitkomsten van metingen spreken zelden voor zich. Steeds speelt subjectiviteit een rol, zowel bij het bepalen wat en hoe er gemeten wordt als bij het interpreteren van de uitkomsten. Ook hoe je die presenteert, heeft invloed. Geef er samen (lerend) betekenis aan.
Wat mij betreft een aantal waardevolle tips om in projecten en programma’s te gebruiken wanneer we zicht proberen te krijgen op de voortgang en impact ervan.