Doelen vragen om eigenaren

Op 22 april organiseerde ik namens de PGM Community een avondsessie over batenmanagement. De sessie werd gefaciliteerd door Michiel van der Molen, schrijver van het boek Batenmanagement draait om mensen. Naast Michiel deelde ook Jan Schoonbeek, projectportfolio controller van Centraal Beheer Achmea, zijn praktijkervaringen met batenmanagement en zijn visie op het onderwerp. In deze blog een paar reflecties.

Batenmanagement focust op voordelen

'Batenmanagement is alles wat je doet om te zorgen dat een investering in verandering maximaal voordeel oplevert, financieel en/of niet-financieel', zo beschrijft Michiel in zijn boek. Nu vind ik dat een vrij brede definitie en lijkt daarmee alles wat bij veranderingen komt kijken onder het kopje batenmanagement te kunnen worden geschaard. Gelukkig nuanceert hij dat verderop en gaat het vooral om het bepalen, toedelen en verzilveren van de beoogde baten (voordelen) van een verandering, zoals bijvoorbeeld met een programma wordt nagestreefd.

Batenmanagement draait om focus en eigenaarschap

Twee cruciale begrippen in het verhaal over batenmanagement zijn focus en eigenaarschap. Focus als in: waartoe gaan we onderweg en waar richten we ons niet op? Eigenaarschap als in: wie is en neemt verantwoordelijkheid voor het daadwerkelijk realiseren van de baten? Dit om ervoor te zorgen dat een verandertraject, zoals een programma, niet te breed insteekt en er vooral sprake is van verwachte baten, en om mensen verantwoordelijk te maken voor de daadwerkelijke realisatie ervan. Beide moeten helpen om mensen te verbinden met waar het in een verandering om draait: het nastreven van iets nieuws of anders.

Koppel concrete namen aan beoogde baten

Een belangrijke tip van Michiel was: koppel concrete namen aan de beoogde baten en werk vervolgens uit hoe die mensen ervoor gaan zorgen dat de baten ook tot stand komen en daarbij ondersteund worden, bijvoorbeeld door middel van een programma. Dus geen baten zonder namen. Geen functionarissen, maar Otto of Mary. Dat betekent ook dat wanneer Otto of Mary de organisatie of het programma verlaten er opnieuw gekeken moet worden naar het eigenaarschap. Het is gekoppeld aan de mens, niet (alleen) aan de functie. Ik vind dat een waardevolle toevoeging en een interessant aspect om meer in de praktijk te brengen.

Batenmanagement versus Werken aan programma's

Waarin verschilt het verhaal van Michiel nu van dat van ons? In de basis zijn er veel overeenkomsten en noemen we sommige dingen alleen anders:

• baten noemen wij doelen en verbijzonderen we naar strategische en operationele doelen (of beoogde effecten), maar in de kern gaat het om hetzelfde en formuleren we ze ook gelijk (-ER); Michiel spreekt van tussenbaten en eindbaten
• batenmanagement als onderwerp hebben wij opgeknipt naar de thema's programmeren, besturen en organiseren: de doelen worden gedefinieerd als onderdeel van het thema programmeren, gemonitord binnen het thema besturen (onderdeel van sturen op doelgerichtheid) en van eigenaren voorzien vanuit het thema organiseren; het zit bij ons dus meer verweven in de aanpak
• de batenkaart is vergelijkbaar met het doelen-inspanningen-netwerk, ware het niet dat de batenkaart ook de beoogde veranderingen (tussen een product en een baat) apart onderscheidt en ook lasten in het schema opneemt (ongewenste effecten van de ingezette inspanningen)
• eigenaarschap hebben wij ook benoemd als eigenaarschap voor de doelen, maar in het boek van Michiel is dat verder uitgewerkt en van tips voorzien hoe je het kan creëeren

Een paar aspecten vanuit batenmanagement voegen waarde toe, zoals: 

• 'baten' drukt nog iets meer het aspect van beoogd voordeel uit en roept mogelijk meer associaties op dan 'doelen': wat levert het ons op om hiermee aan de slag te gaan?
• de bateneigenaar als rol onderscheiden wij (nog) niet, maar is een interessante toevoeging, vooral wanneer je kijkt vanuit het perspectief van concrete individuen (geen eigenaar, geen baat)
• een batenprofiel dat de beschrijving van de baat geeft met zijn kenmerken, zoals definitie, batentype, bateneigenaar, meetcriteria, meetwijzen, startwaarde, doelwaarde, doeldatum, meetfrequentie, meetverantwoordelijke en aan wie te rapporteren

Wat mij betreft (nog) geen aanleiding om 'batenmanagement' als apart thema te benoemen binnen programmamanagement, maar wel om elementen ervan nadrukkelijker aandacht te geven. Waarvoor dank, Michiel!