4 organisatievormen voor programma’s

Ik krijg vaak de vraag wat programmamanagement nu precies is. Op zich is op die vraag wel antwoord te geven. En toch doet elk antwoord onrecht aan de praktijk. Die laat namelijk zien dat er vele vormen van programmamanagement zijn. En bedoel ik niet de vormen die 'ten onrechte' de titel programmamanagement krijgen, zoals de bundelingen van projecten zonder doelgerichte focus.

Vier verschillende grondvormen

De verschillende vormen van programmamanagement vloeien onder meer voort uit de gekozen organisatievorm. Die organisatievorm hangt sterk af van de mate waarin beslissers bereid zijn om macht en invloed over te hevelen naar het programma. Het gaat daarbij om macht en invloed op twee aspecten, namelijk ten behoeve van (1) het stellen van de doelen en (2) het realiseren van de inspanningen.

Als we deze aspect tegen elkaar afzetten in een matrix, dan kunnen we vier verschillende grondvormen onderscheiden voor programmaorganisaties en daarmee voor programma's. In de regievorm ligt bijvoorbeeld veel meer de nadruk op de strategische kant en worden geen activiteiten aangestuurd. Dat ligt namelijk in de lijn. Dat in tegenstelling tot de realisatievorm: in die vorm ligt het accent juist wel op de uitvoering.

Elke vorm heeft voor- en nadelen

Wanneer we deze vier onderscheiden organisatievormen verder concretiseren, dan zien we allerlei voor- en nadelen per vorm ontstaan. 

Zo is de coördinatievorm een lichte organisatievorm die aantrekkelijk is als draagvlak bij en acceptatie door het management en de medewerkers van de organisatie(s) van belang zijn. De bestaande verdeling van verantwoordelijkheden en bevoegdheden wordt namelijk nauwelijks veranderd. De programmaorganisatie is puur faciliterend en dat onderstreept de afhankelijkheid van de staande organisatie. Dit is meteen ook de valkuil: de programmamanager kan stranden op een gebrek aan doorzettingsmacht. Voor organisaties die net beginnen met programma’s kan dit wel een eerste stap zijn, zonder dat alles overhoop gaat. Ook kunnen programma’s zo beginnen om later naar een andere variant te bewegen. 

Deze vorm is geschikt voor programma’s waar tempo en efficiëntie geen issue zijn, maar haalbaarheid (met name acceptatie) wel. Hij is minder geschikt voor langlopende trajecten, voor programma’s die het moeten hebben van concrete uitkomsten en programma’s waar besturing of grip op het totaal van belang is (daar gaat de programmamanager namelijk niet over). Voor het afbouwstadium kan dit wel een handige vorm zijn. De verantwoordelijkheid komt meer bij de lijn te liggen en dat is goed voor de borging van resultaten en effecten. Deze vorm heeft dan ook de neiging op een gegeven moment te verwateren. Pas in deze vorm wel op voor plannings- en rapportagefetisjisme, omdat besturing de kern van de activiteiten omvat.

Vier plus één typen programmamanagers

Elke grondvorm vraagt om een ander type programmamanager. Analoog aan de vier grondvormen onderscheiden we vier typen programmamanagers, met centraal het type dat van alles een beetje heeft. Die noemen we voor het gemak dus maar gewoon programmamanager. 😉

We hebben ze deze namen gegeven daarmee om het onderscheid te verhelderen. Het betekent niet dat we vinden dat ze in de praktijk ook altijd zo moeten heten. Er kunnen allerlei redenen zijn om gewoon van ‘programmamanager’ te spreken. Let in de praktijk vooral even op de associatie die een naam oproept.

In het hoofdstuk Organiseren beschrijven we deze grondvormen en typen uitgebreider. Ik ben benieuwd in welke vorm je je herkent. Welke grondvorm beschrijft het beste jouw programmaorganisatie en welk type programmamanager past bij de invulling die je aan de rol geeft? Heb je suggesties om de grondvormen en typen nog beter te omschrijven, dan hoor ik dat graag!