Wat maakt programmavriendelijk?
Op het PGM Open 2015 faciliteert Helmuth Stoop een sessie over het DNA van de programmavriendelijke organisatie. 'Het vergt veel van organisaties om programmatisch werken in de genen van de organisatie te krijgen', zo is te lezen in de aankondiging. 'De programmavriendelijke organisatie is een organisatie waar de condities en randvoorwaarden zijn vervuld voor het succesvol werken in en aan programma’s.'
Hoe is het DNA van de programmavriendelijke organisatie opgebouwd? Voorwaar geen eenvoudige vraag, maar één die wat mij betreft eens gedegen onderzocht zou moeten worden. Ik deel de nieuwsgierigheid naar de verdiepte antwoorden op de vraag wat een organisatie nu meer of minder geschikt maakt voor het werken met programma's, en vooral ook: in welke mate en hoe je die kant (verder) kunt ontwikkelen.
Ik begeleid organisaties onder meer in het oriënteren op programmamanagement als mogelijke manier van werken. Daarbij maak ik dankbaar gebruik van het integrale organisatiemodel DOR. Dat bestaat uit drie met elkaar samenhangende processen: het Doelenstellende, het Organiserende en het Realiserende proces, vandaar het acroniem DOR. Binnen het Organiserende proces worden zes organisatievariabelen onderscheiden, waardoor en waarmee bepaald kan worden hoe een organisatie kan worden ingericht en vormgegeven:
- strategie: de manier waarop de vooraf gestelde doelen nagestreefd worden
- managementstijl: de kenmerkende gedragspatronen van het management
- systemen: de regels, procedures en middelen waarmee het dagelijks functioneren gestuurd wordt
- personeel: de karakteristieken en vaardigheden van de medewerkers
- cultuur: de gemeenschappelijke waarden en normen en daaruit voortvloeiende manieren van doen
- structuur: de taak-, verantwoordelijkheids- en bevoegdheidsverdeling en de compensatie daarvan
Deze variabelen vind ik ook erg bruikbaar als kapstop voor het identificeren van kenmerken die het werken aan programma's makkelijker of moeilijker maken. Een programma moet namelijk functioneren binnen de kenmerken van een of zelfs meerdere permanente organisaties.
Die bruikbaarheid bleek afgelopen week ook weer tijdens de begeleiding van een MT- en programmamanagerssessie bij een organisatie. We gebruikten daarbij de onderstaande plaat, waarin we per variabele een aantal kenmerken hebben ingetekend:
De linkerkant van de plaat laat aspecten zien van een organisatie die ik als zeer programmaonvriendelijk zou typeren. Voor de rechterkant geldt het omgekeerde: zeer programmavriendelijk. De genoemde kenmerken zijn slechts indicaties, want er is natuurlijk veel meer te zeggen over een variabele als managementstijl. Soms helpt het echter om de wereld een beetje platter te maken dan hij werkelijk is.
Wat mij betreft is dit plaatje één van de puzzelstukken voor de discussie tijdens het PGM Open 2015. Ik ben zeer benieuwd naar jouw puzzelstukken en het DNA dat daaruit zichtbaar wordt! Zie ik je op 5 februari? En mocht je op voorhand al ideeën hebben voor verbetering van mijn plaat, dat hoor ik ze graag!