Sturen en verantwoorden in provinciale opgaven
Sturen en verantwoorden in complexe provinciale opgaven; maak gebruik van al je zintuigen!
Door gastblogger Helmuth Stoop, Twynstra Gudde
Sturen en verantwoorden in complexe provinciale opgaven krijgt een andere betekenis. Naast 'meten' van objectief vast te stellen grootheden, neemt 'merken' van (subjectieve) gevoelens en op gang gebrachte beweging, aan belang toe. De 'nieuwe tijd' en de veranderende rol van de provinciale overheid vragen steeds meer 'en-en'-denken als het gaat om sturen en verantwoorden. Dat constateerden we aan de door provincie Overijssel en Twynstra Gudde georganiseerde Inspiratietafel van 19 mei 2017. Aan tafel met 16 project-/programmamanagers, opdrachtgevers, lijnmanagers uit Overijssel, Gelderland, Drenthe en Noord-Holland.
Sturen en verantwoorden gaat steeds vaker om ‘het goede gesprek’ dat je voert met elkaar rond de opgave. Het gesprek zo mogelijk aan de hand van de getallen. In dat gesprek worden Gedeputeerde Staten (GS) en Provinciale Staten (PS) actief betrokken. Het (levendige) gesprek gaat boven de cijfermatige verantwoording op (dood) papier. Een 'programma-excursie' waarin direct betrokkenen daadwerkelijk de uitvoering van maatregelen kunnen zien en de maatschappelijke effecten in het plangebied kunnen 'ruiken en proeven' wordt steeds vaker onderdeel van de PDCA-cyclus van programma's, aldus de deelnemers aan de inspiratietafel. Verantwoording vormgeven in de vorm van waarderend onderzoek (Appreciative Inquiry) heeft de voorkeur: verhalen maken, meer kwalitatieve informatie vergaren, werken met visuals en in contact komen met de omgeving waar het feitelijk allemaal gebeurt.
Deze andere manieren van sturen en verantwoorden vragen aanpassing van de huidige systemen. Die dienen zo te worden ingericht dat ze alle relevante programma-informatie kunnen ophoesten. Van besteding van capaciteit en geld (input) en voortgang van de projecten (output) tot weergave van reeds bereikte (maatschappelijke) effecten (outcome). Naast 'meten' van objectieve getallen wordt 'merken' steeds belangrijker. Immers, sommige effecten laten zich moeilijk kwantitatief meten, zeker als provinciale programma's zijn bedoeld om een beweging te starten of erop zijn gericht lokale initiatieven of bewegingen te stimuleren in de vorm van kennis, menskracht en/of geld. Dan worden instrumenten die kwalitatief meten, als een ‘bewegingsmelder’, leefbaarheidsmonitor of een ‘vitalteitsindicator’ veel belangrijker.
Wanneer een programma beoogt een beweging op gang te helpen (zoals het programma Stadsbeweging vanuit Provincie Overijssel), zal dat gaandeweg ontstaan. Er is geen grand design aan de voorkant waarin de koers is uitgewerkt in ambities, doelen en inspanningen. Proeftuinen, pilotprojecten, experiences en living labs geven relevante informatie waarmee de koers steeds duidelijker gekozen kan worden. Dat stelt voorwaarden aan sturings- en verantwoordingsinstrumenten. Die zullen derhalve op bovengenoemde manier dienen te worden ingericht. Maar het vraagt ook een andere instelling bij ambtenaren en GS en PS. Het vraagt een procesaanpak waarin aan draagvlak gewerkt wordt, kansen en risico's geduid worden en alleen de eerstvolgende stap op weg naar besluitvorming kan worden uitgetekend. Een mindset waarin zoeken en beperkte voorspelbaarheid de boventoon voeren. Een samenwerkingsrelatie waarin vertrouwen het uitgangspunt is.
Sturen en verantwoorden hoeft niet alleen te gaan over rekenschap afleggen over de besteding van (maatschappelijke) middelen. In sommige situaties kun je het feit dat je moet verantwoorden ook gebruiken om versnelling te geven aan je programma. Versnelling door de urgentie van het programma nog eens extra onder de aandacht te brengen. Kijk vooral hoe je de PDCA-cyclus als een soort vliegwiel kan gebruiken in je programma. 'Verantwoorden is leren' en 'leren is verantwoorden'. Dat vraagt lef van alle spelers rond provinciale programma's. Het lef besluiten te nemen terwijl je niet exact weet wat de uitkomst is. De moed te starten met een initiatief o.b.v. een verondersteld maar niet aantoonbaar causaal verband tussen de maatregel en het beoogde effect. Het vraagt steeds vaker handelen op 'gut feeling' naast of soms in plaats van 'evidence based'. Daarvoor zijn al je zintuigen nodig en niet alleen een objectieve blik.
Het is een uitdaging de PDCA-cyclus van programma's goed aan te laten sluiten op de bestaande P&C-cyclus. Wellicht kunnen nieuwe manieren van 'sturen en verantwoorden' rond provinciale programma's, innovatie brengen in de bestaande P&C-cyclus? En kan de traditionele Mid Term Review vervangen worden door een Continous Review van programma's waarbij de vraag 'wie heeft welke informatie wanneer waarvoor nodig?' meer leidend wordt. Dat zal de waarde(ring) van meten en monitoren doen toenemen.
Opgavegericht werken, verschuivende rollen van de provincie, gelijkwaardig samenwerken in een netwerk van ongelijkwaardige partijen, vraagt een andere blik op 'sturen en verantwoorden'. Immers, het gaat vaak niet (meer) om vaststellen van objectief te meten effecten, maar om het ‘vangen’ van subjectieve meningen van diverse stakeholders. Daarnaast vraagt samenwerken in een coalitie een meervoudige blik op meten en verantwoorden omdat de verantwoording door de coalitiepartners vaak op een andere wijze geschiedt, zo mogelijk ook met een andere frequentie. Daarbij is een 'en-en'-instelling gewenst:
- lange termijn effecten én korte termijn (project)resultaten
- meten én merken
- verantwoorden én vertrouwen
- cijfers én sentimenten
- bewijzen én bewegen
Sturen en verantwoorden krijgt een steeds meer duale insteek maar zet wellicht de bestaande dualistische verhoudingen op zijn kop. Het (op papier) heldere onderscheid tussen de kaderstellende en controlerende rol van PS en GS kan onder druk komen. Als kaders stellen vooraf (welke effecten willen we bereiken?, wat gaan we daarvoor doen?, welke middelen hebben we nodig?) lastig is omdat de opgave bijvoorbeeld gericht is op het starten van een beweging, hoe is controleren dan mogelijk? En kan een volksvertegenwoordiger zijn/haar controlerende taak waarmaken op basis van de voor handen zijnde, subjectieve ‘zachte cijfers’?