Werken met het nieuwe canvas
24-01-2025In augustus 2024 brachten we het boek Programmacanvas uit, waarin we een nieuw canvas introduceerden om programma’s mee vorm te geven. We krijgen er veel enthousiaste reacties op van mensen die ermee werken. ‘Het werkt veel intuïtiever dan het vorige.’ En: ‘Door de ronde vormen krijgt het cyclische karakter de aandacht die het verdient.’ Tegelijkertijd zijn er ook vragen; logisch als je iets nieuws introduceert. In een aantal artikeltjes gaan we daarom in op de essenties van het canvas.
Het programmacanvas is een praktisch instrument voor het verkennen van een nieuwe opgave en het opbouwen van een programma, doordat het een aantal elementen overzichtelijk bij elkaar brengt die in die stadia (verkennen en opbouwen) aandacht vragen. Een goed ingevuld canvas vormt de basis voor het doordacht starten van een programma. Het vat de belangrijkste componenten samen en ondersteunt de dialoog met betrokkenen bij de opgave – binnen en buiten de organisatie.
In het gelijknamige boek geven we praktische handreikingen voor het gebruiken van het canvas, onder meer in de vorm van hulpvragen en voorbeelden. De basis voor het instrument ligt in Werken aan Programma’s, het handboek voor de programmamanager dat we ook in 2024 lanceerden. Daarin vind je een uitgebreidere beschrijving over hoe je programma’s inhoudelijk vormgeeft, hoe je ze organiseert en stuurt, op welke manier je de samenwerking kunt inrichten en hoe je er steeds beter in wordt.
Hoe zit het instrument in elkaar en hoe moet je naar de samenhang tussen de verschillende elementen kijken? Het canvas is opgebouwd uit vier delen: een rechterkant, een linkerkant, een binnencirkel en een buitencirkel. Elk van die delen bestaat uit meerdere elementen.
Rechter- en linkerkant
Een van de eerste stappen die je onderneemt om een programma inhoudelijk vorm te geven, is het ontwikkelen van een gedeelde, gedragen en resonerende visie. Het is dan ook logisch om daar met het programmacanvas op aan te sluiten. Elementen van de visie vind je aan de rechter- en linkerkant van het canvas. Aan de rechterkant staan elementen die weergeven waar je heen wilt en voor wie dat relevant is: de beoogde toekomstige situatie, de doelen en de belanghebbenden. De linkerkant wordt gevormd door elementen die beschrijven waar je vandaan komt en waarom je op weg wilt: de huidige situatie, de beweeg-redenen en de kaders. Deze elementen gebruik je bij het uitwerken van de visie.
Lees meer over de rechterkant, de linkerkant en de binnencirkel. De buitencirkel volgt binnenkort.
Binnen- en buitencirkel
Het middenstuk van het canvas maakt de verbinding tussen links en rechts, tussen heden (inclusief verleden) en toekomst. Dit stuk bestaat uit twee delen: een binnencirkel en een buitencirkel. In de binnencirkel vind je de elementen die laten zien hoe je stapsgewijs van de huidige naar de toekomstige situatie beweegt: via de inspanningen, de (door) te ontwikkelen vermogens en de baten. In de buitencirkel staan condities die aandacht vragen om het programma te laten slagen. Ze fungeren tevens als een toets voor de haalbaarheid van het programma: de (verander)strategie, de krachten die in en rond het programma spelen, de onzekerheden, spelers, energie en afbakening. Staan deze niet goed, dan vliegt het programma alle kanten op.
Flow tussen links en rechts
Van links naar rechts loopt daarmee een flow van huidige situatie naar toekomstige situatie. Dit is de flow die de waartoe-en-waarom-vraag volgt: door die vraag te stellen, maak je scherper waarom het nodig is om in beweging te komen en waar je dan naartoe wilt (of denkt te moeten) bewegen. Redeneer je omgekeerd, vanuit de toekomstige situatie naar de huidige situatie, dan stel je de hoe-vraag: gegeven die beoogde toekomst, hoe komen we daar dan en hoe verhoudt zich dat tot het heden en verleden?
Flow in de binnencirkel
Een tweede flow zit in het hart van het canvas – in de binnencirkel. Van beneden naar boven redeneer je van inspanningen, via vermogens naar baten: wat gaan we doen om de verandering effect te laten hebben en welk effect is dat dan? Ook die redenering kun je omdraaien: als we deze baten willen bereiken, wat vraagt dat dan aan vermogens en wat aan inspanningen? In de binnencirkel hebben we een cyclus getekend. Daarmee geven we aan dat de stappen die je doorloopt een proces vormen van cyclische, iteratieve en incrementele ontwikkeling. Dit sluit aan bij de cycli die je inricht tijdens de uitvoering van het programma.
Flow tussen binnen- en buitencirkel
Een derde flow zit in het denken van de binnencirkel naar de buitencirkel. Als we deze inspanningen, vermogens en baten willen realiseren, aan welke condities moeten we dan aandacht schenken om het te laten slagen en wat zegt dit over de haalbaarheid van het programma? Omgekeerd: gegeven de bestaande condities, wat hebben we dan bij te stellen in wat we kunnen realiseren? Denk bijvoorbeeld aan belemmerende of bevorderende krachten in de organisatie of de context die je enerzijds in de huidige situatie houden en anderzijds juist richting die betere toekomst trekken.
Wil je bij het vormgeven van een programma werken vanuit de trekkracht van een betere toekomst, dan begin je aan de rechterkant. Wil je recht doen aan het heden en niet te snel de vlucht naar voren nemen, dan begin je links. In de praktijk beweeg je meestal heen en weer.
In volgende artikelen gaan we meer in detail in op de opbouw van het programmacanvas. Per element reiken we onder meer behulpzame vragen aan, die je kunt gebruiken wanneer je ermee gaat werken. We starten rechts, maken dan de stap naar links en eindigen in het midden.
Het Programmacanvas is gebaseerd op ons boek Werken aan Programma’s (2024). Daarin gaan we uitgebreider in op wat programmamanagement wel en niet is en hoe je programma’s opbouwt, uitvoert, aanstuurt en afbouwt. In Werken aan Programma’s integreren we verschillende visies op programmatisch werken, belichten we het vak vanuit alle kanten en introduceren we een aantal nieuwe concepten.