In veel project- en programmaplannen kom ik ze tegen: paragrafen waarin de randvoorwaarden worden beschreven. Hartstikke goed natuurlijk, want dat zijn belangrijke zaken om zo'n ingewikkelde klus in goede banen te leiden. We hebben ze dan ook niet voor niets opgenomen als element in het Project Canvas en het Program Canvas.

Wat me echter opvalt, is hoe vaak ze op een andere manier worden geïnterpreteerd en ingevuld dan hoe ze oorspronkelijk bedoeld zijn. Dan staat er bijvoorbeeld de volgende passage: 

“Het succes van het programma vraagt dat aan de volgende randvoorwaarden wordt voldaan:

• Voldoende en tijdige beschikbare capaciteit vanuit de afdelingen X en Y – tegen gesloten beurzen, niet ten laste van het programmabudget – om deel te nemen aan het programma en de onderliggende projecten en een inhoudelijke bijdrage te leveren aan de totstandkoming van de benodigde producten.
• Beschikking over een slagvaardig programmateam, welke naast de programmamanager, bestaat uit een vaste bezetting (4 – 5 personen) van vertegenwoordigers van de samenwerkingspartners gedurende de looptijd van het programma.”

Of een ander voorbeeld:

“Aan een aantal randvoorwaarden zal moeten worden voldaan voor een efficiënte projectvoortgang:

• Vooraf consensus over de milestones, zowel qua planning als inhoud.
• De (tijdige) beschikbaarheid van deskundige gebruikers voor het opstellen van de specificaties
• De (tijdige) beschikbaarheid van beheerders
• De (tijdige) beschikbaarheid van de op te leveren producten
• De beschikbaarheid van testpersonen en tijd om goed te kunnen testen en daarover te rapporteren
• Het commitment van het betrokken management voor de verandering”

Deze invulling van ‘randvoorwaarden’ is niet hoe randvoorwaarden bedoeld zijn: als een soort van verlanglijstje dat de project- of programmamanager bij zijn opdrachtgever kan inleveren, waarna het geregeld wordt. 

Wat zijn het dan wel? Randvoorwaarden zijn alle aspecten waaraan een project of een programma gehouden is. Aspecten die niet beïnvloedbaar zijn door de betrokkenen, meestal zelfs niet door de opdrachtgever, maar waaraan de betrokkenen zich wel moeten conformeren. Aspecten die bovendien invloed hebben op de uitvoering van het project of programma en waarvoor mogelijk van alles gedaan en geregeld moet worden om eraan te voldoen.

Denk aan wet- en regelgeving, afspraken in de branche, de strategie van de organisatie, beleidsinhoudelijke uitgangspunten in een organisatie of bijvoorbeeld ISO-normen. Zo zal bijvoorbeeld wet- en regelgeving rond privacy een kaderstellende rol spelen in een programma dat gericht is op het verhogen van de veiligheid in een organisatie en waarin allerlei middelen gebruikt worden om te registreren wat mensen wel en niet doen.

Randvoorwaarden zijn dus niet die zaken die geregeld moeten worden voor het programma en zonder welke het niet of niet goed tot uitvoering gebracht kan worden. Zoals beschikbaarheid van mensen of commitment bij managers. Dat soort dingen zul je als programmamanager op een slimme manier moeten (laten) regelen of tot stand moeten brengen. Je bent er helaas niet met een verlanglijstje in het plan.