Gisteravond een mooie discussie met collega’s over de toepassing van Agile en Scrum in programma’s. De vraag is hoe je Agile kan toepassen op programmaniveau waar je te maken hebt met doelen. Doelen die een echte verandering uitdrukken, kan je meestal niet binnen zes weken realiseren. Zes maanden blijkt tijdens ons gesprek eerder een haalbaar perspectief.

Hogere hit-ratio

In een adviesbureau, zo vertelde één van de deelnemers, hebben we een team van tien man bij elkaar gezet om na een half jaar 5 % meer omzet te halen en een “hit-ratio” van 50 bij gemeenten. Een hit-ratio wil zeggen dat 1:2 van de uitgebrachte offertes succesvol is. Om dat doel te bereiken hebben de teamleden vijf activiteiten geïdentificeerd waarvan ze met zijn allen vonden dat deze zouden kunnen leiden tot het afgesproken doel, Elke maandag vergaderen ze van 10 tot 11 en nemen ze de voortgang van de activiteiten door volgens een strak format: ga je de einddatum halen, heb je hulp nodig en kan je een collega helpen? Een externe begeleider treedt op als bewaker van de procesafspraken tijdens de maandag-vergadering. 

Sturen op tempo en teamspirit

De sfeer in het team is goed. Er worden geen details over de activiteiten uitgewisseld, veel zaken lopen op tijd en een uur vergaderen is vaak meer dan genoeg. In het tempo van het doel hebben ze zicht vergist omdat ze iets te optimistisch waren over de snelheid van besluitvorming over offertes. In het algemeen echter werkte deze Agile-achtige werkwijze goed. Kortom, als je echt op tempo en teamspirit wil sturen kan dit ook binnen programma’s vorm krijgen. Ik ben benieuwd of meer mensen dergelijke ervaringen op programma-niveau hebben.