Tijdens het PGM Open 2015 verzorgde ik een sessie over het organiseren van programma's. Ik startte die sessie met de vraag aan alle deelnemers om een tip en een vraag te delen over het onderwerp. Een aantal van de vragen heb ik tijdens de sessie kunnen beantwoorden, andere nog niet. Een deel van die vragen stel ik op deze weblog kort aan de orde (zie ook eerdere weblogs).

Drie van de vragen gingen over de verhouding tussen programma en lijn:

• Hoe verhoudt programmasturing zich met lijnsturing?
• Programmasturing versus lijnsturing: hoe praktisch/effectief te organiseren?
• Programma versus bestaande organisatie: hoe doe je dat slim?

Dit zijn vragen waarvoor een weblog tekort schiet, maar ik loop toch een aantal aspecten langs.

Bij het organiseren van je programma kom je voor de vraag te staan hoe je het positioneert ten opzichte van de organisatie(s), waarbinnen, waarmee of waarvoor je de doelen nastreeft. Met een programmaorganisatie creëer je namelijk een tijdelijke constructie die zich op een productieve manier moet verhouden tot zijn omgeving. Zeker in organisaties waarvoor programma’s nieuw zijn, is dat vaak even zoeken.

Deze positionering is vooral afhankelijk van de mate waarin de beslissers in de organisatie bereid zijn ruimte te bieden en macht en invloed te geven aan de programmamanager om de opgave aan te pakken. Het gaat dan om invloed op het stellen van de programmadoelen, het inrichten van de programmaorganisatie en het aansturen van de uitvoering in de vorm van allerlei inhoudelijke inspanningen, zoals projecten.

Die ruimte wordt bijvoorbeeld beïnvloed door het belang dat de betrokkenen hechten aan de doelen. Het geloof in de specifieke persoon die de rol van programmamanager krijgt, is eveneens een belangrijk aspect. In het hoofdstuk Organiseren hebben we nog een aantal andere aspecten benoemd die van invloed kunnen zijn op de ruimte die de programmaorganisatie krijgt van de permanente organisatie.

Met behulp van het DOR-model kun je vervolgens de verhoudingen tussen het programma en de organisatie verder uitwerken. Je kijkt dan vanuit drie perspectieven (Doelen stellen, Organiseren en Realiseren) om te bepalen hoe de invloedsverdeling tussen beide eruit zou moeten zien. Hou daarbij rekening met de soms fundamentele verschillen tussen een programma en een organisatie. Een paar tips hierbij:

• Ga na welke verschillen nuttig en nodig zijn en waarom
• Onderzoek wat de positieve en negatieve consequenties van die verschillen zijn
• Bespreek dit goed met elkaar en respecteer daarbij elkaars andere manier van kijken
• Stem beide organisaties goed op elkaar af, met speciaal oog voor de win-win en doublures
• Leer van spanningen en conflicten voor toekomstige programma’s (en projecten)

Voordat je aan dit alles begint, is het cruciaal jezelf goed af te vragen wat de aard van de opgave is, waarom het nodig is daar een programma van te maken, wat dat dan betekent en vanuit welk perspectief je de samenwerking aangaat met de organisatie. Waarom heeft een programmatische aanpak meerwaarde ten opzichte van het in de organisatie laten liggen van de opgave? Wat zijn de consequenties hiervan voor het eigenaarschap voor de doelen en activiteiten die in het programma komen te vallen? En waarvoor heb je (delen van) de organisatie nodig: als leverancier, als doelgroep, als toekomstig eigenaar, …?

Hierbij past wat mij betreft bescheidenheid. Het programma is er ten dienste van de organisatie, niet andersom. Bovendien zie ik het vooral als een samenspel en dus niet als 'programma versus lijn'. Door te denken in termen van 'versus' sta je als programmamanager eigenlijk al op achterstand. Uiteindelijk dienen programma en organisatie namelijk hetzelfde: de missie van de organisatie… Zoek de win-win!

Veel wijsheid!