Projecten en programma's verlopen zelden op de manier zoals vooraf bedacht. De omstandigheden zijn daarvoor gewoonweg te veranderlijk. Een open deur natuurlijk. En toch is stevige, tussentijdse reflectie op zo'n opgave met de belanghebbenden nog zeker geen gemeengoed in de praktijk van veel organisaties. Hoewel de theorieboeken vol staan van het belang van regelmatige reviews en evaluaties op het verloop van projecten en programma’s: wij zien dit in de praktijk nog maar weinig goed gebeuren. Vaak wordt de tijd er niet voor genomen en daarmee blijven veel lessen liggen. Daar is dus nog een hele wereld in te winnen en daar dragen we graag aan bij door het uitvoeren van goede reviews.

Werkwijze en instrument

Samen met een aantal partners – NOVAIM, TwynstraGudde en Jo Bos & Co – hebben we de “Project en Programma Review” ontwikkeld, een werkwijze en instrument om op een snelle en doelmatige manier een foto van een specifiek programma of project te maken en gericht verbeteringen aan te brengen. Zo’n review geeft ook leerpunten voor een volgende opgave en voor het ontwikkelen van project- en programmamanagement breder in een organisatie.

Onderdeel ervan is een handige, online scan waarmee je op een snelle en doeltreffende manier in kaart brengt welke beelden betrokkenen hebben bij een specifiek project of programma én wat concrete verbeterpunten zijn voor de uitvoering ervan. In de scan reageren de mensen die direct met het project of programma te maken hebben online op een lijst met 50 stellingen. Die zijn geformuleerd op basis van jarenlange expertise met projecten en programma’s en betreffen die factoren die in onze ervaring het verschil maken tussen projecten en programma’s die slagen of falen. Samengevat is dit terug te brengen tot 5 categorieën: zingeving, eigenaarschap, aanpak, kernteam en sturing.

• Zingeving is het antwoord op de vraag “waarom doen we dit ook alweer”. Als het niet klip en klaar is, waarom er iets moet gebeuren, gaat het niet lukken.
• Projecten en programma’s vragen om eigenaarschap. Dat eigenaarschap ligt met name bij de opdrachtgever en de opdrachtnemer (project- of programmamanager) en hun onderlinge samenwerking.
• Een reële aanpak met een haalbare tijdslijn en onderbouwing, creëert geloof in een organisatie, geloof in dat het kan gaan lukken en dat is broodnodig voor het succes.
• Elk project of programma heeft een kernteam, dat de drager van succes is. Dat team inspireert en zorgt voor de nodige energie om tot een goed einde te komen.
• Sturing is een hygiënefactor: het is vanzelfsprekend dat het goed is ingericht en wordt nageleefd, al ziet niet iedereen direct alle voordelen.

De resultaten van de scan worden in diverse beelden weergegeven. In deze beelden wordt duidelijk waar de respondenten hoog scoren, waar laag, hoe verschillende groepen (bijvoorbeeld mensen in het team, opdrachtgevers, gebruikers) eensluidend of juist verschillend aankijken tegen het programma of project. Het invullen van de scan is onderdeel van een werkwijze, waarin bijvoorbeeld ook verdiepende interviews, groepsgesprekken en review van documentatie een rol kunnen spelen. Vanzelfsprekend is de scan geen doel op zich, maar hij voedt wel het gesprek over de opgave.

Interesse? Neem dan vooral eens contact op of download de brochure, dan nemen we je mee in de mogelijkheden en toepassing.

Trend in factoren uit reviews

We hebben teruggekeken op de reviews die we de afgelopen tijd hebben gedaan en zien dan een aantal opvallende dingen.

Over de afgelopen reviews is de gemiddelde score op alle factoren een 5,7 (op een schaal van 0 tot 10). Projecten en programma’s scoren een krappe voldoende dus. De factoren scoren elk voor zich een 5 tot een 6: aanpak en sturing een 5, zingeving, eigenaarschap en team een 6. Eigenaarschap scoort het hoogste, aanpak het laagste. Opvallend is ook dat bij eigenaarschap de waarnemingen onderling het minst van elkaar verschillen en bij het onderwerp sturing het meest.

De reviews kennen verschillende momentopnames: als startpunt van een interventie, als meetpunt na een interventie of als evaluatie, na afronding van het project of programma. Niet verrassend scoren de reviews na een interventie, vlak na het doorvoeren van diverse verbetermaatregelen, significant hoger: een score van 7,6 gemiddeld. Vóór de interventie scoren ze het laagst: 4,9 en bij de evaluatie daar tussenin: 6,0.

Maar nog iets anders valt op: de standaarddeviatie van reviews, direct na het doorvoeren van verbetermaatregelen, scoort significant lager (ongeveer nihil) ten opzichte van alle andere dwarsdoorsnedes (van ruim 10% tot bijna 25%). Een lage standaarddeviatie wil zeggen dat de verschillende respondenten op dezelfde vragen gelijk scoren. Kennelijk doet het doorvoeren van verbetermaatregelen iets met het gemeenschappelijke normenkader en/of het beeld van het betreffende project of programma.

Deze constatering is een belangrijk aangrijpingspunt voor het werken in projecten of programma’s. Zelden of nooit halen projecten en programma’s ongeschonden de eindstreep – en dat is niet raar. Juist omdat de opgave complex is, is gekozen voor de werkvorm van project of programma. Daarin vinden gebeurtenissen plaats die vragen om een bijstelling van het plan, vaak in ambitie, tijd of geld, of de weg waarlangs doelen worden gerealiseerd. En wetend dat een groot deel van de gestarte projecten en programma’s de eindstreep niet haalt en voortijdig wordt gestopt, is er bijna geen project of programma zonder aanpassing.

Bovenstaand beeld bevestigt hoe wij kijken naar projecten en programma’s. Erkennen dat iets anders loopt dan voorzien of gewenst, dat onderkennen en erop acteren, lijkt te resulteren in een verbetering van de scores. In ieder geval hebben de mensen die rondom het project of programma een rol vervullen het beeld dat de verschillende succesfactoren zijn verbeterd. Dat zegt niets over of het echt beter gaat of niet; het zegt alleen dat we denken van wel.

De voorzichtige eerste conclusies uit de analyse van de uitgevoerde reviews laten zien dat het verstandig is om te erkennen dat zaken niet goed gaan en daarop te acteren. Dit effect is het sterkste zichtbaar bij de factoren aanpak en sturing (orde-grootte + 50%). Bij de factoren zingeving, eigenaarschap en team is dit effect beduidend minder (+ 25%). Natuurlijk zegt dit iets over de genomen maatregelen; die hebben kennelijk meer effect gehad op aanpak en sturing. Maar de grootste winst is ook te behalen met de factoren die gemiddeld het laagste scoren.

Deze eerste beelden zullen we de komende jaren blijven onderzoeken. Maar voor nu sterkt het ons in onze overtuiging: als je denkt dat het niet goed gaat met je project of programma, handel dan, stel vast waar het in zit en verbeter! De Project en Programma Review is daarvoor een gemakkelijk en snel toe te passen instrument.