Als je een programma op een wendbare manier wil inrichten (bijvoorbeeld omdat de context snel verandert, de behoeften van de belanghebbenden op voorhand nog niet helemaal helder zijn of de mogelijke oplossingen voor het vraagstuk nog onduidelijk zijn), is het belangrijk om het leren een goede plek te geven. En om dat in een balans te brengen met het realiseren. Niet alleen maar pushen op oplevering van resultaten en impact proberen te maken, maar ook ruimte scheppen om met elkaar te groeien in de aanpak.

Dat klinkt natuurlijk als een open deur. En toch is dat niet zo eenvoudig en voor de hand liggend. Als het programma eenmaal is gestart (en dat kan menig opdrachtgever niet snel genoeg gaan), gaat de aandacht vooral uit naar meters maken. Dat geeft vaak ook de meeste voldoening. Lukt dat niet of gaan er dingen mis, dan ligt de kaart met de schuldvraag al snel op tafel, zeker in politiek-bestuurlijk gevoelige opgaven die onder tijdsdruk staan. In zo’n context is het een flinke uitdaging om er een lerend programma van te maken.

In mijn optiek heeft de programmamanager een belangrijke rol om dit vraagstuk vroegtijdig op tafel te leggen, in ieder geval in het gesprek met de opdrachtgever en de bateneigenaren. Hoe kijken we naar deze opgave en hoe ziet dan de verhouding tussen leren en realiseren eruit? Wat betekent het eigenlijk als we het leren een plek willen geven in de aanpak van deze opgave? Welke zaken vragen dan aandacht, wie heeft daarin welke rol, wat zetten we daarop in? En wat vraagt het van het gedrag van ons als dragers van de opgave?

Een aantal perspectieven kan hierbij helpen. Wat ik erg behulpzaam vind, is dat van het opgavegerichte teamleren, beschreven door Manon Ruijters, Bob Houtkamp en Cees Anton de Vries. Hierin komen verschillende aangrijpingspunten aan de orde om het leren in een programma vorm te geven: het impliciete leren, het collectieve leren, het ervaringsleren, het onderzoekende leren, het generatieve leren en het transformatieve leren. Goed gecomponeerd kun je hiermee een programmateam omvormen tot een lerend team.

Een ander perspectief komt van Victoria Marsick en Karen Watkins. Zij hebben een kader ontwikkeld voor de lerende organisatie, met zeven hefbomen. Vrij vertaald: resonerende visie, individueel leren, leidinggeven aan leren, teamleren, ondersteunende systemen, onderzoek & dialoog en verbinding met buiten. Daarmee kun je zowel naar de organisatie(s) kijken waarin het programma plaatsvindt als naar de programmaorganisatie zelf. Hoe zijn de condities qua lerende organisatie en wat vraagt dan extra aandacht?

Een van de hefbomen van Marsick & Watkins is leidinggeven aan leren. En dan zijn we terug bij de programmamanager zelf (en natuurlijk ook bij de andere belangrijke rollen). Hoe lerend ga je zelf eigenlijk te werk? Heb je meer een fixed mindset of een growth mindset (Carol Dweck)? Wat betekent het maken van fouten voor jou? En hoe beïnvloedt je eigen manier van leren de manier waarop je leidinggeeft aan het programma? Onderschat niet de impact hiervan op de mate waarin het programma lerend te werk gaat.

In de meest recente update heeft MSP het leren ook meer plek gegeven. In de kennis- en leerbenadering worden de vragen geschetst waarop de programmastrategie minimaal betrekking moet hebben. De aanpak omvat de organisatie en het beheer van kennis en de wijze waarop lering wordt getrokken uit ervaringen en verbetering wordt aangebracht naarmate het programma vordert. Welke kennis uit het verleden gebruiken we, welke nieuwe kennis zal ontstaan, hoe wordt expliciete kennis vastgelegd? Hoe zal het programma een cultuur van kennisdeling en reflectie aanmoedigen om lessen te leren? Hoe zal het programma een cultuur van voortdurende verbetering stimuleren?

Binnen agile programmamanagement spelen experimenten en het toetsen van aannames en hypotheses een belangrijke rol, bijvoorbeeld door het werken met minimum viable products (MVP’s) en het uitvoeren van retrospectives. Kortom, allerlei bouwstenen om handen en voeten te geven aan lerende programma’s die passen bij een omgeving in verandering.

Deze manier van kijken en hoe dat praktisch te maken, komt aan bod binnen onze training agile programmamanagement en leiderschap. Wil je meer weten over deze training, zie: https://www.werkenaanprogrammas.nl/weblog/besturen/2019/09/12/training-agile-programmamanagement. Je bent van harte welkom!

#programmamanagement #agile #leiderschapvandeprogrammamanager