Programma’s gaan vaak over ingewikkelde opgaven. Dat betekent echter niet dat de organisatie ervan ook ingewikkeld moet zijn.

Succes vraagt complexiteit?

“Voor een succesvol programma dat ingrijpt op de strategische kern van een organisatie, is een complexe governance-structuur met meerdere managementlagen vereist”, zo las ik op de site van Trevian. Daar kwam ik toevallig voorbij dankzij mijn automatische google attenderingen voor programmamanagement.

Nee dus! Laat dit alsjeblieft geen algemeen uitgangspunt voor programma’s in organisaties zijn, want dan zakt de meeste mensen bij voorbaat al de moed in de schoenen om met programma’s te beginnen. De kunst is juist om het in eerste instantie zo eenvoudig mogelijk te maken qua organisatie en besluitvorming.

Keep it simple, stupid!

Vorige week zat ik met een collega te brainstormen over de mogelijke organisatie van een programma waar hij bij betrokken is. Een programma waarbij versterking van de samenwerking tussen een aantal clusters van scholengemeenschappen gevraagd is. De bestuurders van de clusters zaten al in een stuurgroep om de meer korte termijn verbeteringen met elkaar te bespreken. Dit programma zou een langere termijn focus krijgen. Binnen het programma komen vijf werkgroepen te hangen.

Al snel kwam bij de bestuurders het idee op: dit is een programma en dus hebben we een programmamanager nodig, met een aparte stuurgroep en andere arrangementen. Mijn poging is dan in eerste instantie om te versimpelen aan de hand van vragen als: welke toegevoegde waarde moet elke geïntroduceerde rol krijgen, welke taken horen daar dan bij en wat als dit nu niet zou gebeuren? Al redenerend kwamen we uiteindelijk op een vrij eenvoudig model uit, dat recht doet aan de opgave.

Eerst opgave, dan organisatie

Dat laatste is sowieso cruciaal: eerst de opgave, dan de organisatie. Stap dus niet in de valkuil van Trevian door te denken dat je een complexe governance-structuur nodig hebt voor een succesvol programma. Laat je ook niet te snel verleiden tot allerlei stuurgroepen en managementrollen, zonder dat je onderzocht hebt of het ook niet zonder kan. Wat dat betreft zou je ook nog eens in Nieuwerwets Organiseren van Hans de Bruijn kunnen snuffelen, die interessante trends over organiseren beschrijft.

Nog dit jaar zullen we ons hoofdstuk Organiseren lanceren, waarin we beschrijven hoe wij aankijken tegen het vormgeven van de organisatie van programma's. We bouwen voort op ons gedachtegoed in Programmamanagement, Sturen op Samenhang (2006).