Regisseer de besluitvorming in programma’s

Besluitvorming is een complex proces. Het heeft het een formele, gestuurde en geplande kant en een informele, ongestuurde en ongeplande kant. Voor een deel is besluitvorming bewust vorm te geven, te sturen en te plannen. Sterker nog, als dat niet zou gebeuren, dan zou het een zooitje worden en weet op een gegeven moment niemand meer waar hij aan toe is.

Voor een ander deel verloopt besluitvorming echter helemaal niet zo gestructureerd. Besluitvorming in programma’s speelt zich nu eenmaal af in beweeglijke, gevoelige en onvoorspelbare omgevingen, met vaak veel verschillende mensen en partijen. Besluitvorming kan al met al dus een behoorlijk complex proces zijn.

Probleemdefinities en percepties van oplossingen en alternatieven verschuiven in de tijd, net als het draagvlak dat ervoor bestaat. Er is veel gelaagdheid, ambiguïteit en interactie. Bovendien staat de ruimte voor de programmamanager om over bepaalde onderwerpen te beslissen regelmatig ter discussie, zeker in organisaties waarvoor programmamanagement nieuw is, die nog sterk hiërarchisch denken en werken, en waarbij het primaat nog vooral bij ‘de lijn’ ligt.

Kingdon (2010) heeft het in dit verband over het policy window. Daarbij gaat het om het bijeenbrengen van drie stromen: de problemenstroom (toenemend aantal inbraken in een gemeente), de oplossingenstroom (nieuwe preventieve aanpakken, bereidheid tot samenwerken) en de politiek-bestuurlijke stroom (politiek-bestuurlijke wil om er iets aan te doen). Als deze stromen elkaar grotendeels overlappen, kan er een policy window ontstaan: een moment om tot besluitvorming te komen. De kunst is de stromen zo te beïnvloeden dat ze dichter bij elkaar komen en op het juiste moment gekoppeld kunnen worden.

Je staat dus voor de uitdaging een balans te vinden tussen formele, gestuurde, geplande en bewuste besluitvorming aan de ene kant en informele, ongestuurde, ongeplande en onbewuste besluitvorming aan de andere kant. Denk niet dat alles te vangen is in schema’s en procedures, maar laat ook niet alles open. Verwacht niet dat je alles kunt sturen, maar geef je ook niet over aan de waan van de dag. Dat vraagt bewustzijn van de eigen positie in het krachtenveld rond het programma.

Als regisseur van de besluitvorming heb je baat bij een denkkader dat helpt in deze situatie te handelen. Procesmanagement biedt dan houvast (zie onder meer Bekkering en Walter, 2013). Hierbij gaat het om het denken in termen van ruimte scheppen (divergeren), ruimte invullen (convergeren) en stollen (consolideren), vaak meerdere malen achter elkaar. Zo komt een besluit stapsgewijs dichterbij, tot het een haalbare, realiseerbare vorm heeft en kan rekenen op voldoende draagvlak.

Je kunt bij zo’n proces gebruik maken van de zeven ‘regievariabelen’, de 7-T's:

• Thema: bepaal de onderwerpen en kader ze af. Dat vraagt om bewust kiezen welke thema’s ter sprake moeten komen en welke thema’s moeten worden vermeden.
• Timing: kies de juiste momenten. Hierbij gaat het om het goed kiezen van een moment om een bepaald onderwerp in besluitvorming te brengen of een thema te agenderen.
• Tempo: bepaal de snelheid. Op tempo wordt gestuurd door bewust de voortgang te versnellen of juist te vertragen en daarmee partijen de kans te geven aan te haken.
• Toegang: selecteer de deelnemende partijen. Dit heeft betrekking op het bewust wel of niet betrekken van bepaalde mensen en partijen bij een bepaald beslismoment.
• Toneel: creëer een juiste omgeving. Sfeer is belangrijk. Daarom is de (fysieke) omgeving waarin de besluitvorming kan of moet plaatsvinden een van de zeven regievariabelen.
• Toon: communiceer passend. Deze variabele heeft betrekking op de manier van communiceren en de gebruikte taal. Wordt een crisissfeer gecreëerd of een oase van rust?
• Tol: wees bewust van ieders bijdrage. Het zevende stuurmiddel is de tol die mensen moeten ‘betalen’ voor de opbrengst die ze verwachten van het proces.

Hiernaast spelen nog twee andere T’s een rol in procesmanagement, maar die zijn te weinig beïnvloedbaar om als regievariabelen te gebruiken. Het gaat dan om tijdgeest en toeval. Toeval biedt kansen en tijdgeest (ook wel onderstroom genoemd) maakt het mogelijk bepaalde thema’s op bepaalde momenten in te brengen. Maar tijdgeest maakt het soms ook onmogelijk om een idee verder te ontwikkelen.

Om de besluitvorming in een programma vorm te geven, onderscheiden wij verschillende activiteiten die onder meer geïnspireerd zijn door de 7 T’s van procesmanagement. Het spreekt voor zich dat besluitvorming in de praktijk nooit een kwestie is van deze activiteiten in deze volgorde doorlopen. Ze zijn in de praktijk ook zelden als afzonderlijke stappen herkenbaar. Het gaat ons er vooral om dat je een idee krijgt waar je aandacht aan zou moeten besteden bij het nemen van beslissingen in een programma.

Ga voor meer informatie over dit onderwerp naar het hoofdstuk Beslissen.