Sturen op flexibiliteit in programma’s

Met de opkomst van Agile management is de aandacht voor flexibiliteit en wendbaarheid in organisaties en projecten sterk gegroeid. In onze programma-aanpak was flexibiliteit altijd al een besturingscriterium. Thiry (2010) omschrijft de benodigde flexibiliteit in programma’s treffend: ‘Continually changing circumstances require a deliberate planned strategy combined with emergent unplanned strategies’. In dit kader hoor je ook de term adaptief programmeren steeds vaker, bijvoorbeeld in de wereld van ruimtelijke investeringen. Het gaat daarbij om flexibel kunnen bijstellen van de aanpak op basis van ontwikkelingen.

Het stuurplan flexibiliteit geeft weer hoe flexibel het programma moet zijn, van welke factoren dat afhangt en hoe je vervolgens stuurt op het goede niveau van flexibiliteit. In bovenstaande figuur hebben we voorbeelden opgenomen van factoren die de flexibiliteit van een programma beïnvloeden, inclusief een oordeel op een schaal van laag tot hoog. Er zijn uiteraard nog meer factoren te bedenken. Per programma bekijk je welke factoren van invloed zijn. Als je programma zich bijvoorbeeld in een sterk veranderlijke omgeving plaatsvindt, dan zul je enige flexibiliteit moeten inbouwen om op die veranderingen in te spelen. In het stuurplan maak je vervolgens duidelijk wat de consequenties van deze andere factoren zijn voor de besturing.

We noemen een paar voorbeelden:

• welke planningshorizon hanteer je en hoe kom je stapsgewijs tot concretisering en prioritering?
• hoe betrek je de belanghebbenden bij de prioritering in het programma (met name voor de baten)?
• welke rol krijgen zaken als creativiteit, innovatie, experimenteren en leren in het programma?
• hoe worden inspanningen zoals projecten afgebakend en gefaseerd (meer of minder agile)?
• op welke manier ga je om met veranderingen en om welk wijzigingsbudget vraagt het programma?
• op welke manier ga je om met het contracteren van bijvoorbeeld leveranciers?
• hoe strikt moeten bepaalde randvoorwaarden, voorschriften en procedures nageleefd worden?

Belangrijke producten vormen onder meer de prioritering van onderdelen van het programma, alternatieve scenario’s, het overzicht van wijzigingen op programma- en inspanningsniveau (wijzigingsbeheer), het inzicht in opgedane leerervaringen, de omgevingsanalyse en het communicatieplan. Tools en technieken uit de Agile-school, waaronder Scrum, kunnen zeer bruikbaar zijn om flexibiliteit (en tempo) te ondersteunen. DSDM heeft een apart handboek ontwikkeld over Agile programmamanagement dat hierbij enig houvast biedt.

Wanneer een hoge flexibiliteit van belang is, ga je bij het kiezen tussen inspanningen voor die activiteiten die goed bij te sturen of aan te passen zijn en hanteren inspanningsleiders een aanpak die ruimte laat voor aanpassing aan veranderende omstandigheden en behoeften bij belanghebbenden. Inspanningen waarvoor onomkeerbare, langetermijn contracten worden afgesloten, hebben minder de voorkeur. Voor het programma als geheel leg je niet te veel vast op voorhand, herprioriteer je regelmatig met belanghebbenden, geef je ruimte aan inspanningsleiders, en ga je incrementeel, iteratief en lerend te werk.

Meer flexibiliteit betekent voor de inspanningsleiders dat zij goed om moeten kunnen gaan met veranderingen. Flexibiliteit (in combinatie met tempo) zien we steeds meer terug in Agile-projectaanpakken. Daarin wordt anders gestuurd op de beheersaspecten: tijd en geld staan vast, scope (tussenproducten, resultaat) is flexibel. In traditionele aanpakken is dit juist andersom. In niet Agile-projecten vraagt flexibiliteit specifiek aandacht voor kwaliteit, informatie en wijzigingen daarin.

Ga voor meer informatie over dit onderwerp naar het hoofdstuk Besturen.