Deel een programma op in stadia
In onze kijk op programmamanagement (PGM) onderscheiden we acht thema’s: kiezen, programmeren, besturen, beslissen, organiseren, samenwerken, leidinggeven en ontwikkelen. Aan de hand van deze thema’s kun je een programma stevig vormgeven en aanpakken. Bovendien kennen we de levensloop van programma’s vier verschillende stadia toe: een oriëntatie-, opbouw-, uitvoerings- en afbouwstadium. In elk stadium komen veel van de thema’s terug en krijgen daar een invulling.
Ieder programma vraagt een andere inzet van de thema’s en stadia. Soms zijn veel aspecten bruikbaar, soms zijn enkele al voldoende. Het is dus belangrijk je af te vragen welke onderdelen relevant voor jouw programma zijn.
Tijdens de levensloop van een programma is het belangrijk momenten te kiezen waarop de opdrachtgever, programmamanager en andere betrokkenen reflecteren op de voortgang, keuzes maken en besluiten nemen over de manier van doorgaan, aanpassen of stoppen. Dat gebeurt door het programma op te delen in een aantal stadia en fases. De overgangen tussen de stadia en de fases zijn de momenten waarop belangrijke besluitvorming plaatsvindt over het wel of niet doorgaan.
Aan het eind van een stadium en fase beslis je met elkaar over de manier van verder werken: wat staat er hierna te gebeuren, wat willen we bereiken en hoe gaan we dit tot een succes maken? Dat betekent dat er een beslisdocument wordt gemaakt waarmee het voorgaande wordt afgesloten en een volgend stadium of een volgende fase kan worden opgestart. Het kan ook gebeuren dat de opdrachtgever beslist niet verder te gaan en het programma voortijdig te stoppen.
Oriëntatiestadium gaat over de keuze voor wel of geen programma
In het oriëntatiestadium is er feitelijk nog geen programma. Er is vooral een situatie, vraagstuk, opgave, probleem, voornemen, ambitie of idee. Er zijn mensen (initiatiefnemers, probleemhebbers) die het daar met elkaar over hebben, omdat ze het belangrijk vinden en omdat het hen raakt. In de praktijk is het vaak onduidelijk wanneer dit stadium precies is begonnen. Om dit stadium te formaliseren en te voorkomen dat er eindeloos gepraat wordt zonder richting, is het verstandig te werken met een oriëntatieopdracht (mandaat, verkenningsopdracht) en een kwartiermaker. Zo’n opdracht kan de vorm hebben van een mailtje van de opdrachtgever, maar ook een formeel document zijn waarin gevraagd wordt de opgave nader te onderzoeken.
Het is belangrijk dat de betrokkenen de opgave van voldoende belang vinden en ervan overtuigd zijn dat een programma helpt vooruit te komen. Beter dan andere manieren van werken. Het draait hier dus om het maken van een weloverwogen keuze voor een programmatische manier van werken, als opmaat naar het opbouwstadium waarin het programma wordt vormgegeven.
Het eerste resultaat van dit stadium is een samenvatting van de kern van de opgave: het programmavoorstel. Het Program Canvas is daarbij zeer behulpzaam (zie het hoofdstuk Programmeren). Het tweede resultaat is een opbouwplan of voorbereidingsplan. Dat beschrijft op welke manier het opbouwstadium wordt aangepakt, wie er in welke rol bij dit stadium betrokken worden en hoeveel tijd en geld ervoor beschikbaar zijn. Als besloten wordt niet verder te gaan na dit stadium, dan maakt de kwartiermaker een afrondende reflectie, waarin staat waarom niet wordt doorgegaan en wat de geleerde lessen zijn.
Opbouwstadium is gericht op het vormgeven van het programma
Als er voldoende aanleiding en draagvlak voor het programma is, dan zet je in het opbouwstadium het programma verder in de steigers. In dit stadium is het de bedoeling te komen tot een programma waaraan alle belanghebbenden en betrokkenen zich verbinden en committeren. Een Programma Start-Up met de belangrijkste stakeholders helpt dit stadium samen in gang te trekken. Daarna zul je elkaar nog vaker treffen om onderdelen van het programma te concretiseren.
De eerste activiteiten in dit stadium zijn vaak vooral nog (onder)zoekend en onderhandelend van aard. Het is verstandig de opbouw van een programma als een proces of project aan te pakken. Het kan namelijk enkele weken, maanden of soms zelfs jaren duren. Zeker wanneer het programma tussen organisaties plaatsvindt, zoals bij het Deltaprogramma. Stap voor stap werk je toe naar overeenstemming. Een gestructureerde, stapsgewijze aanpak draagt bij aan een soepel begin.
In de praktijk lopen het opbouw- en uitvoeringsstadium vaak door elkaar. Inspanningen zijn of worden al gestart, voordat over het programmaplan besloten is. Meestal komt dat doordat de druk te hoog is om de uitwerking van het gehele programma af te wachten. Het komt tegemoet aan de drang aan het werk te gaan, maar kan het risico met zich meebrengen dat inspanningen toch gestopt moeten worden of dat mensen niet weten waar ze aan toe zijn, omdat het complete plaatje ontbreekt.
Het resultaat van dit stadium is een programmaplan (of programmacontract, programmadefinitiedocument) dat richting geeft aan de uitvoering op alle thema’s. Vanuit het programmaplan volgt een concreet faseplan voor de eerstkomende fase. Het is verstandig deze splitsing te maken in een programmaplan en een faseplan, om daarmee een onderscheid te maken tussen algemene uitgangspunten die minder snel zullen veranderen en een concreet plan waarvoor dat wel geldt.
Uitvoeringsstadium is gefocust op het realiseren van het programma
In dit stadium gaat alle aandacht uit naar het uitvoeren van de inspanningen en het nastreven van de baten en doelen van het programma. De baten worden na verloop van tijd zichtbaar, maar meestal duurt dat even. Helaas zullen er ook onbedoelde en ongewenste effecten (lasten) ontstaan. Sommige inspanningen lopen goed en andere niet. Je bewaakt en beoordeelt dus regelmatig de voortgang. Op basis daarvan kun je proberen bij te sturen, bijvoorbeeld met nieuwe of aangepaste inspanningen.
Het is nodig dit stadium op te delen in kleinere fases (plateaus, tranches, periodes, cycli). Dat geeft meer grip op de uitvoering, beperkt risico’s, stimuleert tussentijdse reflectie en faciliteert de besluitvorming. Bovendien is het maar beperkt mogelijk en zinvol ver vooruit te zien en te plannen. In en aan het eind van elke fase vindt een review plaats waarin de balans wordt opgemaakt en bekeken wordt op welke punten het programma aanpassing behoeft. Tijdens de uitvoering wordt ook voortdurend gewerkt aan de overdracht aan de organisatie. Zo zorg je ervoor dat de organisatie voldoende gelegenheid krijgt de opbrengsten te borgen en blijft de afstand tussen programma en organisatie beperkt.
Het programmaplan en het faseplan blijven levende documenten, waarin het leren van ervaringen een plek krijgt. Het is belangrijk wijzigingen, waarover besluitvorming plaatsvindt, steeds goed bij te houden en te communiceren. Zo werkt iedereen vanuit de laatste versie van een plan. Zodra de opdrachtgever zijn fiat geeft aan het beëindigen van het programma, begint het afbouwstadium. Het uitvoeringsstadium wordt afgerond met een afbouwplan, waarin staat hoe je het programma afrondt.
Afbouwstadium draait om het beëindigen van het programma
Een programma moet een keer worden beëindigd. Dat kan gebeuren wanneer de doelen gerealiseerd zijn en hetgeen in gang is gezet en gecontinueerd zal gaan worden ook voldoende is geborgd in de organisatie waarvoor het programma is uitgevoerd. Het kan ook zo zijn dat de doelen nog niet volledig zijn gerealiseerd, maar de organisatie wel voldoende in staat is er zelf verder aan te werken. Het programma heeft dan onvoldoende toegevoegde waarde.
Er kunnen ook redenen zijn (voortijdig) te stoppen. Zo kan de opdrachtgever vinden dat het programma niet meer nodig is en dat andere zaken prioriteit krijgen. Ook kunnen de interne of externe omstandigheden zo zijn gewijzigd, dat de doelen niet meer zo belangrijk zijn. De doelen kunnen onvoldoende haalbaar blijken of verdere investering niet meer rechtvaardigen. Het programma kan onvoldoende effectief zijn of te veel weerstand oproepen bij de betrokkenen. Soms zijn de middelen op. Of andere invloeden (zoals economische meewind) kunnen er vanzelf voor zorgen dat de doelen bereikt zullen worden.
Hoe het ook zij, de opdrachtgever beslist en geeft daarmee dat het programma afgesloten wordt. Voor het besluit tot afbouwen heeft een laatste programmareview plaatsgevonden. Daarin is de balans opgemaakt, vergeleken met het laatste plan en afgewogen tegen de laatste ontwikkelingen. Dit stadium eindigt met een afrondingsdocument, een eindevaluatie met geleerde en overdraagbare lessen voor de organisatie en nieuwe programma’s en een dechargedocument.
Ga voor meer informatie over dit onderwerp naar het hoofdstuk Programmeren.