Vragen en antwoorden

Wij komen regelmatig dezelfde vragen tegen over programma’s en programmamanagement. Hieronder hebben we een aantal van die vragen beschreven, inclusief onze antwoorden. We voegen graag antwoorden op nieuwe vragen toe, dus kom maar op!

Wat is een programma?
Als definitie voor voor een programma hanteren wij een tijdelijke manier van samenwerken, gericht op het nastreven van bepaalde doelen, die bijdragen aan het verwezenlijken van de strategie van de organisatie(s).
Lees meer…

Wat maakt een programma anders dan een project?
Een project is gericht op een tastbaar resultaat, een product of een deliverable (een brug, website, kantoor, notitie). Een programma is gericht op doelen en daarvan afgeleide baten (meer ondernemerschap, minder criminaliteit, betere bereikbaarheid). Zo’n doel is beïnvloedbaar, bijvoorbeeld door gebruik te maken van projectresultaten, maar niet zo maakbaar en beloofbaar als een projectresultaat. Een project kan dus een bijdrage leveren in een programma en een programma kan meerdere projecten omvatten.
Lees meer…

Waarom is er dan zoveel verwarring over projecten versus programma’s?
Dat heeft er onder meer mee te maken, dat we in ons dagelijks spraakgebruik niet zo zuiver zijn over begrippen als resultaat en doel en over wat we precies willen realiseren. Ook gebeurt het regelmatig dat ‘iets’ (een opgave) een project of programma wordt genoemd, maar dat er vervolgens geen consequenties aan worden verbonden voor wat betreft de aanpak. Opdrachtgevers hechten doorgaans niet zoveel waarde aan een zuiver onderscheid tussen deze manieren van werken. Dan blijven de woorden project en programma holle begrippen en kan alles zo genoemd worden zonder dat het iets betekent.
Lees meer…

Wat maakt een programma anders dan een proces?
Achter het woord proces gaan veel verschillende betekenissen schuil. Wij verstaan hier onder een proces een serie activiteiten die is gericht op het bereiken van overeenstemming tussen mensen of partijen. Een proces heeft dus veel meer een open einde dan een programma, dat doelengericht is. Wat dat betreft ligt een proces dichter tegen een improviserende manier van werken aan. Een proces kan wel een bijdrage leveren in een programma en een programma kan meerdere processen omvatten.
Lees meer…

Bij welk soort opgaven past de programma-aanpak?
Programma’s zijn bedoeld om complexe, doelgerichte opgaven aan te pakken. Opgaven, waaraan mensen uit allerlei teams, afdelingen of organisaties tijdelijk moeten samenwerken, in een veelheid van activiteiten. Het gaat om belangrijke doelen die niet tot stand komen wanneer de betrokkenen blijven werken zoals ze normaal doen. Er is iets extra’s nodig, een goed doordachte aanpak. Daarbij wordt niet gekozen voor een aanpassing van de organisatiestructuur, maar voor een tijdelijke en flexibele hulpconstructie. Die moet helpen om doelgerichter te kunnen handelen, door bestaande systemen en structuren heen.
Allerlei soorten opgaven lenen zich hiervoor, of het nu om interne vraagstukken gaat (bijvoorbeeld over het realiseren van een gedragsverandering in de organisatie) of externe vraagstukken (bijvoorbeeld gericht op het versterken van de waterveiligheid in een gebied). Misschien wel het belangrijkste criterium is dat de opgaven er écht toe doen voor de betrokkenen. Ook moeten ze voldoende complex zijn, anders is de programma-aanpak al snel te zwaar en zijn er betere alternatieven. Ook moet er een wens en bereidheid aanwezig zijn bij de betrokkenen om doelen en aanpakken te expliciteren en effecten te volgen, met een lange termijn focus.
Lees meer…

Wat gaat er anders als je iets programmatisch aanpakt?
Bij een programma denken de betrokkenen nadrukkelijker dan ‘normaal’ na over de vraag op welke doelen ze zich tijdelijk willen richten, wat ze daarvoor willen en kunnen doen, waarom ze ervan overtuigd zijn dat die aanpak gaat werken en wat dat vraagt van de samenwerking. Het is dus niet een kwestie van ‘zien waar het schip strand’ of ‘werken op de automatische piloot’.
Hierbij krijgen ze er vaak al snel mee te maken dat hun opvattingen over en belangen in de keuze van de te volgen strategie sterk kunnen verschillen. Het overbruggenvan die verschillen is cruciaal om tot een gedragen aanpak te komen. Ze zullen erachter komen dat er vaak geen ‘eenduidige, beste oplossingen’ zijn en dat de (wetenschappelijke) kennis over effectieve maatregelen beperkt is.
Tijdens de programma gaat het vooral om de effecten van wat in gang is gezet: de baten. Dat vraagt geduld, want voordat effecten zichtbaar worden gaat enige tijd voorbij. De aanpak wordt regelmatig onder de loep genomen en herzien. Vaak komt de verleiding op om de aandacht naar tastbare (project)resultaten te verleggen. De kunst is om die te weerstaan en de focus te houden op de doelen.
De programma-aanpak vraagt veel aandacht voor de samenwerking en afstemming tussen mensen. Dat heeft ermee te maken dat er vaak veel betrokkenen zijn, met ieder hun eigen achtergrond, wensen, ambities en belangen. Kortom, er zijn nogal wat dingen die explicieter dan normaal gemaakt moeten worden, vooral om ervoor te zorgen dat mensen met een gedeeld beeld op pad gaan.

Wat zijn de elementen waaruit programmamanagement bestaat?
Onze aanpak voor programmamanagement (PGM) bestaat uit 8 thema’s en 4 stadia. Dit zijn de bouwstenen om de benadering van een specifiek programma mee uit te werken. De 8 thema’s zijn: kiezen, programmeren, besturen, beslissen, organiseren, samenwerken, leidinggeven en ontwikkelen. De 4 stadia zijn: het oriëntatiestadium, het opbouwstadium, het uitvoeringsstadium en het afbouwstadium. We raden je af klakkeloos en stapsgewijs onze aanpak te volgen. Je zult zelf moeten nadenken over wat je programma nodig heeft en wat daarbij uit onze aanpak behulpzaam is. Zie het als een gereedschapskist met instrumenten.
Lees meer…

Voor welk soort mensen en organisaties is de programma-aanpak geschikt?
De programma-aanpak vraagt veel van de betrokkenen. Bovenal dat ze zich willen verbinden aan een complexe opgave en daarvoor samen verantwoordelijkheid willen nemen. Programma’s slagen doorgaans niet door toepassing van de beste methode, maar door mensen die iets bijzonders tot stand willen brengen vanuit een goed begrip van de bestaande situatie.
De betrokkenen accepteren ook dat programma’s een extra manier van aansturen introduceert, naast bestaande hiërarchische lijnen. Ze gunnen het een programmamanager om operationele invloed uit te oefenen. Organisaties waarin de hiërarchie dominant is en die moeite hebben met tijdelijke operationele verhoudingen, vinden programma’s vaak maar lastig.
De programma-aanpak is een planmatige manier van werken. De betrokkenen geloven erin dat de beoogde doelen beïnvloedbaar zijn (en niet maakbaar en beloofbaar) en dat een planmatige aanpak helpt bij het nastreven van die doelen. Ze willen daarvoor moeite doen en weten dat het niet alleen maar leuk is. Programma’s zijn soms namelijk ook gewoon gedoe…
Lees meer…

Voor welke vragen sta ik als ik overweeg te kiezen voor programma’s?
Wij adviseren een keuze voor de programma-aanpak niet al te lichtzinnig op te vatten. Zomaar wat vragen waar je vooraf eens over zou moeten nadenken:

  • Wat zijn de cruciale ontwikkelingen waar ik de komende tijd op in wil zetten?
  • Hoe komt het dat ik die doelen niet op ‘een reguliere manier’ weet te bereiken?
  • Heb ik het ervoor over om hier langdurig aandacht, tijd en middelen voor vrij te maken?
  • Ben ik bereid en is het ook mogelijk om wat ik wil bereiken concreter te maken?
  • Is het een haalbare ontwikkeling die ik nastreef? Kan ik de doelen voldoende beïnvloeden?
  • Hoe goed is mijn organisatie in projecten, als voorspeller voor het succes van programma’s?
  • Kunnen mijn mensen naast de hiërarchische lijnen ook andere aansturingsvormen aan?
  • Zijn er eenvoudigere manieren om mijn doelen te bereiken dan via een programma?

Wat zijn, samengevat, de essenties van programmamanagement?
We zetten een paar essenties van programmamanagement op een rijtje:

  • een programma bestaat niet (van zichzelf), de betrokkenen maken ergens een programma van
  • bijna ieder programma begint improviserend of als een proces van onderhandelen en onderzoeken
  • elk programma hoort een relatie te hebben met de organisatiestrategie en –doelen
  • een programma is tijdelijk, doelengericht, uniek, complex, samenhangend, gericht op verandering en begrensd
  • een programma bestaat uit onder meer uit projecten, improvisaties, processen en routines
  • aan een programma ligt een samenhangende strategie en aanpak met doelen, baten, inspanningen en middelen ten grondslag, inclusief wat er niet bij hoort
  • bij het formuleren van doelen en baten staat de vraag centraal wat de gewenste situatie is
  • als de doelen en baten niet te bepalen zijn, kies dan (nog) niet voor de programma-aanpak
  • betrokkenen moeten de doelen en baten belangrijk vinden en bereid zijn zich eraan te verbinden
  • betrokkenen kunnen verschillende baten nastreven, zolang de strategie is gedeeld
  • de opdrachtgever moet zowel de beoogde doelen (laten) definiëren als er voor zorgen dat alle benodigde middelen (personele, financiële, materiële en immateriële) er komen
  • het programma is ermee gediend wanneer één persoon zich als opdrachtgever opwerpt
  • een opdrachtgever moet willen en kunnen beslissen over essentiële keuzen tijdens de rit
  • de programmamanager vindt onder meer houvast in acht thema’s en vier stadia
  • een goede programmamanager laat zich niet leiden door het boekje, maar kiest zijn eigen weg
  • medewerkers moeten zich willen en kunnen committeren aan het werk in een programma
  • een organisatie kan (gezien de extra inspanningen die een programma vergt) slechts een beperkt aantal programma’s tegelijkertijd realiseren.

Wat is het verschil tussen een functie en een rol?
Een functie is een standaard verzameling van taken, rechten en plichten voor een persoon binnen een bepaald domein, bijvoorbeeld binnen een organisatie. Veel medewerkers worden aangesteld in een functie. Zij kunnen daar rechten aan ontlenen: bijvoorbeeld betaling, opleiding, bescherming tegen ontslag of overplaatsing. Uiteraard zijn aan deze rechten ook plichten verbonden. Het is dus sterk juridisch ingekaderd.
Rollen zijn gedragingen die horen bij een bepaalde taak, zoals die van een programmamanager. Het zijn afspraken tussen medewerkers van een organisatie (functionarissen) over het verrichten van taken met bijbehorende verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Deze rollen zijn in projecten en programma’s tijdelijk. De afspraken zijn geldig zolang dat nuttig en nodig is. Is dat niet meer het geval, dan vervallen de afspraken.
Lees meer…