Praatplaat om dialoog op gang te krijgen
In Management Executive van maart/april 2016 is een mooi artikel verschenen over het Program Canvas.
Organisaties werken steeds meer met programma’s. Want programma’s zorgen voor de juiste, doelgerichte focus bij specifieke opgaven. Dat is althans het idee. Maar de praktijk blijkt vaak heel wat weerbarstiger.
Met de aanpak van het Program Canvas komen organisaties weer tot de kern van hun programma’s. 'Deze aanpak kan de communicatie over een programma aanzienlijk vergemakkelijken.'
Björn Prevaas: 'Ons model dient dus als middel om de dialoog op gang te krijgen over bijvoorbeeld hoe een onderneming een bepaalde verandering wil aanpakken, of voor een gemeente om aan de slag te gaan met een ontwikkeling als de nieuwe Omgevingswet.'
Theo van der Tak: 'We hebben dit boek ontwikkeld voor programmamanagers, opdrachtgevers, teams en andere belanghebbenden die samen tot effectieve programma’s willen komen om complexe vraagstukken aan te pakken.'
Hoe kom je tot de essentie van een programma? Waarin voor iedereen duidelijk is wat de doelen, de ambities, de vereiste inspanningen en de resultaten zijn? Met hun in de afgelopen twee jaar ontwikkelde Program Canvas bieden Theo van der Tak, Björn Prevaas en Hans Cremer een logisch raamwerk waarbinnen alle betrokkenen bij een programma de essentie van hun programma kunnen vastleggen. De noodzaak om kernbegrippen kort te definiëren en in het Canvas te visualiseren zet hen ertoe aan om met elkaar de dialoog aan te gaan. Hoe eerder je onderlinge overeenstemming bereikt over doel en inhoud van het gezamenlijke programma, hoe beter en efficiënter het is.
Het Program Canvas kan fungeren als 'praatplaat', als aanjager van het gesprek over de kern, invulling en realisatie van programma’s. Als een hulpmiddel dat inhoud (ambitie, doelen, baten, inspanningen) en processen (organisatie, belanghebbenden, kansen en bedreigingen) zichtbaar maakt en combineert in één samenhangend beeld.
Over het waarom van dit boek zegt Björn Prevaas desgevraagd: 'We merkten al langer dat programmamanagers behoefte hebben aan manieren om tot de kern van hun programma te komen. En om samen met hun programmateam en de belanghebbenden een aantrekkelijk verhaal over hun programma te maken en uit te dragen. Daarbij komt dat opdrachtgevers steeds vaker aandringen op compacte plannen, want ze hébben al zoveel vraagstukken op hun bord.' De praktijk van de meeste programma’s nu is dat ze resulteren in flinke bergen papier. Van programmaplannen tot besluitvormingsprocedures, van voortgangsrapportages tot risicoanalyses. Zie dan door de spreekwoordelijke bomen het bos nog maar te zien. Bovendien draagt al dat papier bepaald niet bij aan de anno nu zo vurig gewenste flexibiliteit en wendbaarheid van organisaties.
Lees het volledige artikel van Paul Groothengel in Management Executive, nr. 2, 2016.