Hoe organiseer je flexibiliteit in programma’s?

Tijdens het PGM Open 2015 verzorgde ik een sessie over het organiseren van programma's. Ik startte die sessie met de vraag aan alle deelnemers om een tip en een vraag te delen over het onderwerp. Een aantal van de vragen heb ik tijdens de sessie kunnen beantwoorden, andere nog niet. Een deel van die vragen stel ik op deze weblog kort aan de orde.

Twee van de vragen waren deze: Hoe organiseer je flexibiliteit in programma’s? Hoe behoud je ruimte voor actuele ontwikkelingen, creativiteit en nieuwe inzichten?

Wat mij betreft gaan deze vragen niet specifiek over het organiseren van programma's, althans wat ik onder organiseren versta (het formeel inrichten in de programmaorganisatie, zie ook het hoofdstuk Organiseren). Deze vragen hebben veel meer betrekking op het thema Besturen, waarin het gaat om het plannen van het programma, het opnemen van de stand van zaken, het vergelijken daarvan met het laatst geldende programmaplan en het nemen van maatregelen om het programma op koers te krijgen of te houden.

Flexibiliteit is één van de vijf besturingscriteria die wij onderscheiden (naast tempo, haalbaarheid, efficiëntie en doelgerichtheid). Deze besturingscriteria (vergelijk de beheersaspecten voor een project, te weten TGKIO, maar dan op programmaniveau) helpen de programmamanager om het programma te plannen en tussentijds de goede keuzes te maken in het (bij)sturen ervan. Uit de besturingsscan die de programmamanager aan het begin uitvoert, kan hij afleiden welke besturingscriteria meer of minder aandacht verdienen.

Enkele wedervragen zouden wat mij betreft eerst zijn: waarom wil je flexibiliteit hebben in je programma? Waarin dan (in doelen, inspanningen, middelen, …) en hoeveel? En hoe kijken de opdrachtgever en andere beslissers hiernaar, willen zij die flexibiliteit ook? Wat levert flexibiliteit op en ten koste waarvan gaat dat (bijvoorbeeld tempo en efficiëntie; de besturingscriteria beïnvloeden elkaar namelijk)? En heeft de opdrachtgever die consequenties, die ook overigens positief kunnen zijn, er ook voor over?

Het organiseren van de flexibiliteit begint wat mij betreft met het beantwoorden van dit soort vragen. Als daaruit voortvloeit dat flexibiliteit inderdaad belangrijk is, dan zie ik bijvoorbeeld deze opties:

  • werken met ruimere marges en bredere scope voor doelen, inspanningen en middelen
  • meer alternatieven opnemen in het plan (verschillende scenario's, adaptief programmeren)
  • bewust een deel van het programma labellen als experimenteerruimte of incubator
  • minder (snel) vastleggen in contracten en andere bindende afspraken, bv met derden
  • uitwerken hoe met de dynamiek in de omgeving van het programma wordt omgegaan
  • op opdrachtgeversniveau expliciteren wat sturen op flexibiliteit concreet betekent

Tegelijkertijd zul je bij het sturen op flexibiliteit ook rekening moeten houden met de keerzijde en de grenzen aan de mogelijkheden om zaken aan te passen. Dit om te voorkomen dat voortdurend bijgesteld wordt en het programma daarmee instabiel, onvoorspelbaar of wellicht zelfs oneindig wordt.

Heb jij ook ideeën of tips voor hoe je flexibilteit organiseert, laat het weten!

Denk mee en reageer

Er zijn nog geen reacties geplaatst.