Collegeprogramma is geen programma

Bestuurders blijven toch bijzondere vogels. Wel dingen willen bereiken, maar zich vooral niet willen vastleggen op de vraag wat en wanneer dan precies.

Van coalitieakkoord naar collegeprogramma

De afgelopen tijd heb ik een groep programmamanagers van een gemeente begeleid. Zij wilden niet een gewone training programmamanagement, maar regelmatige sessies waarin we aan de slag zouden gaan met actuele vraagstukken waar zij tegenaan liepen. Het grootste vraagstuk was: hoe zetten we het vers afgesloten coalitieakkoord om in een collegeprogramma?

Vol goede moed gingen we aan de slag. Er had net een reorganisatie plaatsgevonden en de directeur had bepaald dat in de nieuwe structuur met programmamanagers gewerkt zou worden en dat de teamleiders louter capaciteitsmanagers werden. Tegelijkertijd wisselde ook het bestuur van samenstelling door de gemeentelijke verkiezingen. Schuivende panelen alom dus.

Het omzetten van het coalitieakkoord in een collegeprogramma moest redelijk expertmatig – lees: zonder actieve betrokkenheid van de bestuurders – gebeuren. Liever hadden we het anders gezien, maar dit waren voor nu de condities waarmee we moesten werken. En dus spanden wij ons in om de vage collegeambities om te zetten in concrete doelen, resultaten en inspanningen.

Veel te veel en veel te concreet

Toen puntje bij paaltje kwam, lag er volgens de bestuurders te veel materiaal op tafel en was het ook veel te concreet. Onder het mom ‘we willen de burger betrekken’ moest vooral niet vanalles worden vastgelegd. En bovendien werd het toch wel hoog tijd dat de programmamanagers eens wat gingen doen. Gesprekken met burgers organiseren, projecten draaien en dat soort zaken.

Vanuit een bestuurlijk perspectief misschien heel logisch, maar ik zou zeggen: noem het dan (nog) geen programma. Als je je doelen niet wil concretiseren én vooral veel actie wil op allerlei fronten, noem het dan een activiteitenplan, met een activiteitenbegeleider of regisseur. De kern van een programma is dat je juist wel concretiseert, zodat je daarna kunt sturen.

Wederzijds begrip en verwachtingen

Belangrijke les: betrokkenheid van de bestuurders is cruciaal, inclusief een gedegen gesprek over wat een collegeprogramma en doelen dan wel en niet zijn. Duh! Eens te meer blijkt hoe taal hier op het verkeerde been kan zetten, terwijl je denkt elkaar te begrijpen.

Als programmamanager kun je in de ontstane situatie wel aan de slag, maar ik zou dan steeds de verwachtingen helder ‘managen’ over je toegevoegde waarde. Bovendien zou ik gaandeweg kijken waar behoefte ontstaat aan concretisering op doelenniveau, vanuit het licht van de volgende verkiezingen. Zo dus maar stapje voor stapje programmatische ingrediënten toevoegen of uiteindelijk toch maar concluderen dat hier met een collegeprogramma iets heel anders bedoeld en beoogd wordt…